Kalkulasjon bygg

Kalkulasjon av et bygg- og anleggsprosjekt krever arbeid og kunnskap, og kan være forskjellen på om jobben gir fortjeneste eller tap. Mangel på oversikt og unøyaktighet økonomisk fører med seg frustrasjon både for kunden og deg som håndverker. Vi ser på viktigheten av å kalkulere, metoder og hvordan man kan oppnå god kalkulasjon av prosjekter.

Hvorfor er det viktig å kalkulere?

Det man oppnår ved å kalkulere er oversikt og trygget. Mange har enkle løsninger på kalkulasjonen av et byggeprosjekt eller en småjobb. Det kan være å gjøre en kjapp beregning i hodet basert på erfaring med lignende jobber eller et enkelt oppsett på papir. Da denne type kalkulasjon kan gi god fortjeneste og lønnsomhet for bedriften er den lite oversiktlig. Hvis man bommer på beregningen, kan det få store konsekvenser.

Viktigheten av god kalkulasjon vokser med prosjektets størrelse. Marginer til fortjeneste kan fort bli spist opp hvis du ikke tar høyde for uventede utfordringer eller hindringer. Har du da grove og enkle beregninger, vil det være vanskeligere å se hvor det gikk galt.

En annen ting du må tenke på ved kalkulering av bygg- og anleggsprosjekter er prosjektregnskapet. For bygg- og anleggsvirksomheter er det pålagt og føre prosjektregnskap når prosjektet går over en viss sum eller tid. Kalkuleringen legger grunnlaget og påvirker resultatet og kvaliteten i regnskapet.

Kalkyler

En kalkyle er et standard oppsett som brukes ved kalkulasjon for å finne et gitt resultat. Ofte vil kalkulasjon av prosjekter eller mindre jobber bestå av en flere forskjellige kalkyler for å finne et sluttresultat. Dette vil gi en høyere grad av forståelse av hva som ligger til grunn. Man skiller ofte kalkylene på innkjøp, merkost, selvkost og salgspris.

Ved kalkulasjon kan man bruke forskjellige kalkuleringsmetoder. Metodene brukes til å komme frem til ønskede resultater i kalkuleringsprosessen og består ofte av flere kalkyler. To metoder som ofte er brukt er selvkost- og bidragsmetoden.

Selvkostmetoden

Med selvkostmetoden tar du utgangpunkt i å finne total kostnad for bedriften ved levering av et produkt eller tjeneste. Da må både direkte- og indirekte kostnader inkluderes. Når du har den totale kostnaden, bedriftens selvkost, legger du på fortjenesten du trenger for å finne salgsprisen.

Bidragsmetoden

Bidragsmetoden er det mest brukte for å finne lønnsomheten til en bedrift. Ved kalkulasjon av bygg- og anleggstjenester gir denne metoden god oversikt på hvilken dekningsgrad du har på prosjektet. Dekningsgraden er overskuddet du sitter igjen med i prosent og skal dekke de indirekte faste kostnadene som bedriften har.

For å finne dekningsgraden, må vi først finne ut dekningsbidraget. Dekningsbidraget er prisen du tar for tjenesten minus de direkte kostnadene.

Dekningsgrad = Dekningsbidrag * 100/salgspris

Dekningsgraden vises i prosent og gir deg tilbakemelding på hvor mange prosent du sitter igjen med av hver krone som omsettes. Dekningsgraden skal dekke faste kostnader og overskudd.

Direkte- og indirekte kostnader

Kostnadene som skal innberegnes ved kalkulasjon kan deles opp i to forskjellige kostnadstyper, direkte- og indirekte kostnader.

Direktekostnader

Dette er kostnader som oppstår som følge av levering av et prosjekt. Kostnadene kan også kalles variable kostnader. Det vil omfatte materialkostnader, lønnskostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader som vil påløpe ved gjennomførelse av prosjektet.

Indirekte kostnader

Indirekte kostnader er faste kostnader som bedriften har løpende uavhengig av prosjekter som gjennomføres. Dette kan for eksempel være administrasjon, lagerhold, distribusjon, vedlikehold osv. Dekningen for de indirekte kostnadene må beregnes ut ifra hvor kostnadsbærende prosjektet er for bedriften.

Hvordan sette prisen?

Når du skal sette prisen på et produkt eller en tjeneste er det flere faktorer som du må ta hensyn til. Hovedsakelig er det tre forskjellig former for prissetting.

Kostnadsorientert

Kostnadsorientert prissetting er prisen du må ta for å dekke kostnadene. Det gjelder både direkte kostnader knyttet til prosjektet, og indirekte kostnader.

Konkurranseorientert

Konkurranseorientert prissetting er prisen dine konkurrenter tar. Denne prisen vil som regel ligge i området mellom den kostnad- og markedsorienterte prissettingen.

Markedsorientert

Markedsorientert prissetting er hva kunden er villig til å betale og den høyeste prisen du kan forlange.

Oppnå bedre kalkulasjon

Et enkelt tiltak du kan gjøre for å oppnå bedre kalkulasjon, er å bruke et kalkulasjonsprogram tilpasset bygg- og anleggsvirksomhet. Da vil du kunne samle all informasjon på ett sted slik at det blir enklere å se helheten. Med alt samlet vil du kunne teste ut kalkylene mot forskjellige endringer som kan oppstå underveis i et prosjekt. Det gir deg større trygghet på om kalkulasjonen er god eller om det må gjøres endringer.

Vi i Cordel mener at et godt kalkulasjonsprogram også skal gi deg muligheten til gjenbruk av kalkyler. Har du et prosjekt som gikk bra kan du hente inn disse kalkylene i fremtidige prosjekter. Da har du et godt utgangpunkt å jobbe ut ifra, slik at kalkulasjonsprosessen på fremtidige jobber går raskere.

Å bruke et kalkulasjonsprogram vil fortsatt kreve fagkunnskap fra deg som bruker, men prosessen vil kunne gjøres mer effektivt. Kalkulasjon av et bygg eller et mindre prosjekt krever innsats, men arbeidet som legges ned vil gi et bedre utgangpunkt for en sunn økonomi i bedriften.

 

Prosjektstyringsverktøy for bygg og anlegg

Å gjennomføre byggeprosjekter er noe vi mennesker har praktisert i flere årtusener. Grunnfasene er de samme, men hvordan man styrer prosjektene har utviklet seg. Manuell styring med penn og papir er byttet ut med digitale prosjektstyringsverktøy som har automatisert tidkrevende prosesser. Det finnes i dag flere prosjektstyringsverktøy for bygg og anlegg som kan hjelpe. Det handler om å bruke det som passer ditt bruksområde.

Hva er et prosjektstyringsverktøy?

Et prosjektstyringsverktøy er et hjelpemiddel som skal gi deg kontroll og oversikt over alt fra små oppdrag til større prosjekter. Det kan være alt fra enkle regneark i Excel til avanserte og spesialtilpassede systemer. Fellesnevneren for hva de tilbyr er definering og strukturering ved gjennomførelse av et prosjekt.

Et prosjektstyringsverktøy for bygg- og anleggs virksomhet fungerer på samme måte, men har løsninger som er mer fagrelatert. Kalkulering av anbud, innhenting av data, økonomisk oversikt og ressursplanlegging er noen av oppgavene et styringsverktøy kan effektivisere.

Prosjektstyring for bygg og anlegg

I en bransje der regelverk og forskrifter setter krav til rutiner og dokumentasjon vil et styringsverktøy være til stor hjelp. Håndtering av sjekklister, timeføring, kalkulering og planlegging er prosesser et prosjektstyringsverktøy for bygg og anlegg kan bidra til å forenkle.

Det stilles også krav til å ha prosjektregnskap når prosjektene overstiger en viss sum, eller går over en lengre periode. Her skal dokumentasjon, direkte kostnader og inntekter knyttes opp mot relevant prosjekt. Et godt styringsverktøy vil kunne samle og organisere denne informasjonen på en logisk måte.

Hvordan kan et styringsverktøy hjelpe deg?

Et styringsverktøy skal ivareta den administrative styringen og sørge for at prosjektet blir levert i henholdt til kvalitet og tid. Med de forskjellige prosessene oversiktlig samlet, blir det enklere for ledere, medarbeidere og deltakere å vite status. Oversikten kan også bidra til et godt kundeforhold i form av bedre kommunikasjon med kunden.

Det er viktig å huske at styringsverktøyet i seg selv ikke er noen garanti for god prosjektstyring. Det vil fortsatt være krav til prosjektledelse og fagkunnskap. Prosjektstyringsverktøyet kan hjelpe deg med å forenkle prosesser og skape trygghet slik at prosjektet kan gjennomføres på best mulig måte.

Cordel som prosjektstyringsverktøy

Prosjektstyringsverktøyet Cordel er tilpasset bygg- og anleggsvirksomhet. Fagsystemet gir deg full kontroll på dine prosjekter fra start til slutt. Det skybaserte systemet gjør at du kan koble deg på fra hvor som helst så lenge du har internett.

Kalkulasjon

Ved kalkulering av prosjekter, er Cordel unik. Kalkuleringen kan gjøres effektivt på et høyt detaljnivå ved hjelp av forhåndsdefinerte og redigerbare maler. Her er både materiell og arbeidstimer beregnet ut ifra standarder, men alt er mulig å tilpasse etter behov.

Et rikt materiellregister fra grossister gir deg mulighet for å sjekke lagerstatus og bestille direkte i Cordel. Bestillinger kan knyttes opp mot forskjellige deler av prosjektet og det er mulighet for periodiserte bestillinger ved hjelp av en innkjøpsplan. Det er også mulig å få oppsett på materiell til et prosjekt ferdig utarbeidet fra grossist.

Deljobber

For god prosjektstyring kan prosjektet deles opp i deljobber. Deljobber vil gi en større grad av kontroll og kan operere som en egen ordre i et prosjekt. Du har mulighet til å knytte ressurser og materiell direkte opp mot deljobber.

Tidsplanlegging

Cordel tilbyr en grafisk fremstilling av tidsplanlegging og ressursbruk. Her kan du planlegge bemanningen i prosjektet og deljobbene på en tidslinje. Da får du full oversikt på hva som skal gjøres når, bidrar til god utnyttelse av arbeidskraft. Samme oversikt viser også fullføringsgraden på deljobbene i prosent. Fullføringsgraden beregnes ut ifra brukte timer og materiell.

Cordel UTE

Et brukervennlig håndholdt system gjør det enkelt for de som oppretter tilbud eller utfører jobben å registrere informasjon. Det kan for eksempel være medgåtte timer, utfylling av sjekkliste og bruk eller endringer av materiell. Cordel UTE kan brukes uavhengig om du har nett eller ikke, men registrert data synkroniseres automatisk opp mot Cordel hvis enheten er koblet til internett.

Status

Det er flere muligheter for å sjekke status i Cordel. Du har en totaloversikt som viser hele prosjektet, men for større grad av oversikt kan dette også gjøre på deljobber, varer eller timer. Du vil da kunne se hva som er brukt av materiell, bruk av arbeidstimer og fakturerte inntekter.

Det er mulig å ta statusbilder underveis, slik at du enkelt kan gå tilbake til gitte tidspunkter i prosjektet.

Faktura

I Cordel er det enkelt å håndtere inngående og utgående faktura og samle disse på et sted. Da får du god oversikt hele veien både på prosjektet og generelt for bedriften. Inngående fakturaer kan knyttes direkte mot prosjekter og deljobber, slik at de enkelt er tilgjengelig i prosjekt oversikten.

Tverrfaglig

Mange bygg- og anleggsprosjekter inneholder arbeid fra flere fagområder. I Cordel kan disse kombineres i samme prosjekt. Det vil si at konsulent som mottar oppdraget kan sende ut en prosjektbeskrivelse til bedrifter i forskjellige fagfelt. Disse kan da importere prosjektet og utarbeide kalkyler og pris for jobben de har fått tilbud om. Kalkylen sendes så tilbake til konsulent. På denne måten vil bedriftene kunne arbeide sammen på et prosjekt.

Tilleggsordrer

Hvis du underveis i et prosjekt får tilleggsordrer kan dette enkelt opprettes som en deljobb i et større prosjekt. Denne jobben vil da være inkludert i totaloversikten for prosjektet, men vil kunne operere som et mindre prosjekt ved siden av hovedprosjektet. Det vil også være mulighet å fakturere deljobben til en separat mottaker. Hvis de kommer endringer opprinnelig kontrakt vil dette havne under tilleggsordrer.

Integrasjoner

Cordel er integrert mot flere ulike løsninger og systemer. Disse gir økt funksjonalitet og muligheter for mer effektiv prosjektstyring av bygg- og anleggsprosjekter.

Automile er en digital kjørebok som gjør det enkelt å registrere kjøring til og fra oppdrag. Cordel samarbeider med Automile for formidling av kjørebok. Cordel UTE (app-versjonen) har en integrasjon mot Automile for synkronisering av data.

Boligmappa fungerer som et servicehefte for eiendommer. Cordel har sømløs integrasjon ved hjelp av FDV som gjør det enkelt å sende over nødvendig dokumentasjon. Boligmappa er et kvalitetsstempel for deg som håndverker og som gjør at du legger igjen et digitalt visittkort på utført oppdrag.

Les mer om alle våre integrasjonspartnere her.

Hvordan velge riktig prosjektstyringsverktøy

Byggeprosjekter kommer i forskjellige størrelser, kompleksitet og innhold. Det samme gjelder for prosjektstyringsverktøy. Ved valg av styringssystem er det viktig å finne det verktøyet som kan hjelpe deg på best mulig måte. På den måten slipper du å bruke flere forskjellige systemer.

Vi i Cordel Norge mener at Cordel er den beste alt i en løsning når det kommer til å levere et prosjektstyringsverktøy for bygg og anlegg. Les mer om våre pakkeløsninger eller ta kontakt i dag for en uforpliktende demo.

 

Prosjektstyring

For å gjennomføre et prosjekt på best mulig vis kreves god kontroll. Planlegging, oppfølging, ressurs- og endringshåndtering er nøkkelfaktorer for å lykkes. Hvis du har flere pågående prosjekter, vil god prosjektstyring gi deg en oversiktlig tilnærming.

Hva er prosjektstyring?

Prosjektstyring er teknikker for håndtering av de administrative oppgavene i et prosjekt. Styringen er en kontinuerlig prosess gjennom hele prosjektet og skal sikre at prosjektet gjennomføres på best mulig måte. Ved pågående registrering av forbruk vil man oppnå en høyere grad av kontroll på ressurser.

Du kan dele styringsoppgavene inn i to områder, planlegging og oppfølging.

Planlegging

Planleggingsfasen skjer hovedsakelig i oppstarten av et prosjekt. Ut ifra ønske fra oppdragiver, defineres et mål med prosjektet. Du vil deretter kunne starte prosessen med å utarbeide en fremdriftsplan som legger grunnlaget for hvordan prosjektet skal gjennomføres.

Oppfølging

Kontinuerlig oppfølging av fremdriftsplan sikrer at prosjektet hele veien er på rett kurs. Utfordringer og avvik kan dukke opp når du minst venter det, slik at god oppfølging kan bidra til å se dette tidlig. Det kan gjøre iverksetting av tiltak- og endringshåndteringer enklere og mindre kostbart.

prosjektstyring faser i et prosjekt
De forskjellige fasene i et prosjekt.

Styringsnivåer

Strategisk styring handler om den overordnede styringen til et prosjekt. Det gjelder også prosjekter i flertall. Hvordan ressurser og arbeidskraft skal fordeles, og hvordan man legger opp prosjektene over tid i forhold til hverandre.

Operativ styring går mer innpå detaljer og hvordan prosjektet utføres. Det vil si den daglige driften av prosjektet og hvordan utnytte ressursene du har til disposisjon på best mulig måte.

Styringsform

Prosjektstyring kan gjøres på forskjellige måter. Hvilken form som passer best for ditt prosjekt vil være en vurdering ut ifra bransje, virksomhet og prosjektinnhold.

Direkte styring

Direkte styring går ut på at prosjektansvarlig gir direkte ordre om hva og hvordan oppgavene i prosjektet skal utføres. Fordelen med denne metoden er at det er liten mulighet for misforståelse rundt arbeidsoppgavene. På en annen side gir det lite rom for handlingsfrihet.

Regelstyring

Regelstyring er når det er gitt føringer på hvordan prosjektet skal utføres i form av et regelverk. Mange bransjer har krav og regler for hvordan forskjellig oppgaver gjennomføres. Det kan for eksempel gjelde fremgangsmåte, rapportering og oppfølging. En standardisering gjør at arbeidsoppgavene og fremgangsmåten er tydelig, men også her er handlingsfriheten begrenset.

Målstyring

Målstyring er når det tidlig i prosjektet settes klare mål som skal oppnås. Det du måler vil få fokus og påvirke gjennomføringen av prosjektet i stor grad. I mange tilfeller vil disse målene være tid og økonomi. Dette er målsettinger som er enkle og skjønne, men ofte kan det gå ut over kvaliteten på sluttresultatet. Det er derfor viktig at målene som settes samsvarer med det du ønsker å oppnå både på lang og kort sikt.

Kulturstyring

Kulturstyring er styring ved hjelp av verdier og organisasjonskultur. Det vil si at organisasjonens verdier, retningslinjer og kultur innad styrer beslutninger og gjennomførelse av prosjektet. Denne styringsformen kan gi gode resultater i organisasjoner som har en godt utviklet prosjektkultur. Ulempen er at det kan ta lang tid å utvikle den gode prosjektkulturen.

Styringsmodeller

Valg av styringsmodell handler om hvordan du ønsker å planlegge og gjennomføre prosjektet. Hvilken metode som passer best for ditt prosjekt vil kunne variere.

Tradisjonell

En tradisjonell styringsmodell er en lineær tilnærming til prosjektgjennomføringen. Den består av 5 prosessgrupper, prosjektdefinering, planlegging, lansering, overvåkning og kontroll, og avslutning.

En av de mest kjente metodene er Fossefallsmetoden som har sin opprinnelse fra bygg- og anleggsindustrien. Metoden baserer seg på planlegging av hele prosjektet ved start der det deles opp i forskjellige faser med tydelige mål og beskrivelser. Fremgangsmåten er lineær slik at når en fase er fullført, fortsettes det videre til neste fase. Det er ikke vanlig og gå tilbake til en fullført fase. Denne tilnærmingen passer best der kravene er klare, og sannsynligheten for endringer underveis er lav.

Agile

En agil styringsmodell handler om å være tilpasningsdyktig. Agile kommer av det engelske ordet «Agility» som betyr smidighet. Her planlegges ikke hele prosjektet i starten av prosjektet. Prosjektet deles opp i flere småprosjekter som gjøres delvis eller helt ferdig. Fordelen med agile metoder er smidigheten du har hvis kunden ønsker endringer basert på det som har blitt levert. Da vil man ikke trenge å gjøre om på omfattende planer som allerede er lagt.

Prosjektregnskap som styringsverktøy

Prosjektregnskap er en essensiell del av prosjektstyringen og kan være et viktig verktøy i styringsprosessen. Regnskapet vil hjelpe deg å ha kontroll på de økonomiske målene ved et prosjekt. Gjennom kontinuerlig oppdatering vil regnskapet gi deg tilbakemelding på hvordan de forskjellige delene ligger an og hva som er forventet resultat.

Prosjektregnskapet skal inneholde alle direkte kostnader for prosjektet, men bør også vise de indirekte for best mulig kontroll. Du vil da har oversikt på hva dekningsgraden er på prosjektet slik at virksomheten oppnår en sunn økonomi.

Prosjektstyring med Cordel

Cordel sin styrke er prosjektstyring. Som prosjektstyringsverktøy gir Cordel deg god oversikt og full kontroll gjennom hele prosjektet. Fra oppretting av tilbud i oppstartsfasen, til fakturering når prosjektet er avsluttet. Du får også tilbakemelding hele veien slik at du tidlig ser avvik og kan ta grep.

Et prosjekt kan inneholde mye forskjellig dokumentasjon som sjekklister, bilder, timelister, ordrelister, osv. Med Cordel kan du samle all dokumentasjon og knytte de opp mot riktig prosjekt. Sømløs integrasjon mot Boligmappa gjør det enkelt å sende over nødvendig dokumentasjon.

Med Cordel sitt håndholdt system, Cordel UTE, kan du registrere viktig informasjon mens du er ute på oppdrag. Cordel UTE (app-versjonen) har også en integrasjon mot Automile for henting av data.

Les mer om hvordan Cordel kan hjelpe deg med å få kontroll på dine prosjekter.

Prosjektregnskap

Et prosjektregnskap inneholder inntekter og kostnader for et oppdrag. Regnskapet kan gi deg en god oversikt på lønnsomheten underveis i et prosjekt. Prosjektregnskapet vil derfor være et nyttig styringsverktøy i et pågående prosjekt. Det er også en del av det større regnskapet for en gitt periode. Alle inntekter og kostnader skal kunne knyttes til relevant prosjekt og blir kontrollert av myndighetene.

Hvem må føre prosjektregnskap?

Bygg- og anleggsvirksomhet i tillegg til verftsindustri har krav om å føre prosjektregnskap på prosjekter over 300.000 kr. Kravet gjelder anbudspris eller anslått omsetning på prosjektet og er eksklusive merverdiavgift. Kravet gjelder kun virksomheter som utfører fysisk arbeid i prosjektet. Det vil si at tjenester som byggeledelse, prosjektering, vareleveranse og lignende vil normalt ikke ha krav om dette.

Håndverkertjenester som omfattes av kravet er snekkerarbeid, taktekking, maling, rørleggerarbeid, muring og elektrisk arbeid. Videre vil anleggstjenester som graving- og planeringsarbeid og verftsindustri som skipsbygging omfattes. Virksomheter som leverer varer til prosjektet, har dette som krav hvis det blir levert monteringstjenester i forbindelse med leveransen.

Hvordan føre et prosjektregnskap

Det finnes flere måter å føre et prosjektregnskap. Disse kan i hovedsak deles opp i løpende avregning med- og uten fortjeneste, samt fullført kontraktsmetode.

Løpende avregning

Løpende avregning vil si at kostnader og inntekter periodiseres slik at de samsvarer med prosjektets fullføringsgrad. Denne måten å føre på vil kreve pålitelige estimater av fullføringsgrad, kostnader og inntekter. Løpende avregning uten fortjeneste er samme fremgangsmåte som løpende avregning, bare uten aktiv føring av fortjeneste.

Fullført kontraktsmetode

Fullført kontraktsmetode er når hverken inntekter eller utgifter resultatføres i prosjekt perioden. Inntekter føres når prosjektet er ferdigstilt og utgiftene balanseføres som varer under tilvirkning etter hvert som de påløper. Denne metoden gir ikke god informasjon til den som skal lese regnskapet. Inntekter og utgifter vil da kunne variere avhengig av når prosjektet ferdigstilles.

Hva må et prosjektregnskap inneholde?

Bokføringsforskriften § 8-1-4 for bygg- og anleggsvirksomhet krever at følgende informasjon er med i prosjektregnskapet:

  • Prosjektkode
  • Oppdragsgiver navn, adresse og organisasjonsnummer
  • Beskrivelse av oppdraget
  • Prosjektstart og slutt
  • Alle direkte kostnader

Kostnadene skal spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader.

Krav til lagring av dokumentasjon

Primærdokumentasjon knyttet til prosjektet skal oppbevares i 10 år. Dette gjelder for dokumentasjon som prosjektregnskapet, byggekontrakter med anbud/kalkyler, kontrakter med underentreprenører, tegninger, ordrelister, timelister og inngående pakksedler.

Bør man føre regnskap for alle prosjekter?

Selv om det ikke er et krav å føre dette på prosjekter under 300.000 kr, vil det være lurt. Da vil du ha kontroll på kostnader, dekning og fortjeneste for hvert oppdrag. Både små og store prosjekter kan gi verdifull informasjon til analyse som kan brukes ved kalkulering av nye anbud. Det gir også ledelsen nyttig informasjon om fremdriften i forskjellige prosjekter og hvordan lønnsomheten til din bedrift påvirkes av disse.

Ikke glem erfaringen du vil opparbeide deg ved å jobbe med slike regnskap. Den kan komme til nytte når du skal bryne deg på de større prosjektene.

Hvordan kan Cordel hjelpe deg med prosjektregnskapet

Cordel er din beste hjelper på vei mot et godt og oversiktlig prosjektregnskap. Som prosjektstyringsverktøy gir Cordel deg tilbakemeldinger hele veien slik at du får full kontroll på ditt prosjekt. For å oppnå dette stilles det krav til deg som bruker. Kontrollen og oversikten du får, gjenspeiler seg i arbeidet som blir lagt ned underveis i prosjektet.

Når du oppretter et tilbud, dannes kalkylen for prosjektet som er grunnlaget du jobber etter. Kostnader og inntekter kan du registrere løpende opp mot denne kalkylen. Det gjør at du har god oversikt over statusen og lønnsomheten på prosjektet til enhver tid. På den måten unngår du ubehagelige overraskelser når prosjektet er ferdigstilt.

Du har mulighet til å dele prosjektet inn i forskjellige underjobber og deljobber. Som igjen vil gi deg enda bedre kontroll på enkelte deler av prosjektet. Endringer som blir gjort på jobbnivå vil gjenspeiles i den totale oversikten.

Ligner mange av jobbene på hverandre? Basert på tidligere prosjekter du har gjort i Cordel, kan du gjenbruke tidligere kalkyler. Enten det er et helt prosjekt eller en deljobb. Du vil da ha et prisgrunnlag du kan bygge videre på ved kalkulering av nye prosjekter. Slik jobber du både smart og effektivt.

Cordel gir også deg mulighet til å ta statusbilder av prosjektet ditt underveis. På den måten kan du enkelt gå tilbake til gitte tidspunkter i prosjektet for sammenligning. Hvis prosjektregnskapet ikke gjenspeiler planlagt kalkyle, vil Cordel hjelpe deg med innsikt i hvor avviket ligger.

Som nevnt ovenfor er god informasjon gull verdt, det samme gjelder når du jobber med Cordel. Jo mer informasjon du legger inn, jo bedre vil du kunne utnytte Cordel sitt potensiale som prosjektstyringsverktøy.

Budsjett – et av dine viktigste verktøy!

For å kunne holde oversikt over den økonomiske situasjonen til bedriften din er budsjettet et viktig verktøy. Det finnes en rekke fordeler ved å ha et godt gjennomarbeidet budsjett og daglig leder i Cordel Norge, Bjørn Kristian Bentzen, deler her noen av sine erfaringer og tips.

– Det kan være store gevinster å hente hvis man setter av tid til å lage et godt budsjett. Et budsjett trenger ikke være stort og kompleks. Lag et budsjett som passer bedriften din og som du synes er enkelt å bruke, sier Bentzen.

Det er ofte enklere å lage et budsjett når du har drevet bedriften en stund. Da har du tall fra tidligere perioder som et utgangspunkt. Har du ikke budsjett fra tidligere år må du basere budsjettet på noe som kan gi en realistisk indikasjon på inntekter og utgifter.

Hvordan nå målene dine for bedriften?

– Målene dine for bedriften må gjenspeiles i budsjettet. I håndverksbransjen er det spesielt viktig å ta hensyn til sesongvariasjoner. Man må ikke gå i den fellen å tro at man tjener like mye hver måned gjennom hele året. Hvis du budsjetterer med sesongvariasjoner og følger disse med kostnader og inntekter vil du få en mer forutsigbar inntektsstrøm og unngå likviditetspress, det samme gjelder ved større prosjekter der du kjenner fremdriftsplanen, sier Bentzen.

Det er også viktig å ta høyde for indirekte og uforutsette kostander. Sannsynligheten for at indirekte kostnader, slik som for eksempel verktøy og bil, vil komme er stor.

– Et godt gjennomarbeidet budsjett vil gi deg grunnlaget for utgifter og hva timesprisen din burde være. Et godt tips når det kommer til timepris er å alltid ta høyde for din egen bedrift først og sørge for at alle dine kostnader er dekt på korrekt måte, deretter må man selvfølgelig justere seg etter markedet og konkurrenter, sier Bentzen.

De 6 viktigste tingene å huske på når du skal sette opp budsjett:

  • Budsjetter så detaljert som mulig, men ikke mer enn at du klarer å følge budsjettet
  • Har du tydelige inntektsstrømmer – budsjetter disse hver for seg, f.eks. timer og materiell
  • Ta høyde for faste kostander, disse kommer uansett hva slags inntektsstrøm du har
  • Har du ansatte på timer eller sesongarbeidere? Husk å ta hensyn til når de faktisk er på jobb og ikke
  • Gjør en grundig jobb på det som er vanskelig, f.eks. inntekter og variable utgifter, da ungår du overraskelser
  • Være realistisk – mange har ofte en tendens til å være litt for optimistiske

– Føler du at du ikke har kontroll – eller ønsker innspill, få hjelp av en kvalifisert person, regnskapsfører kan være en god sparringspartner i denne prosessen. Man kan ha stor nytte av at noen «pirker» i tallene dine slik at du vet at du har fått med deg alt og tenkt korrekt, avslutter Bentzen.

Praktisk budsjettarbeid

Når det kommer til praktisk budsjettarbeid, er det hovedsakelig tre typer budsjetter det handler om:

Investeringsbudsjett, Driftsbudsjett/resultatbudsjett og likviditetsbudsjett. Dette kan du blant annet lese mer om på Altinn sine sider her.

– Cordel tilbyr «full pakke»

Eltro VVS startet å bruke Cordel i august 2020, vi tok en telefon til daglig leder Markus Nilsen for å høre hvordan overgangen til Cordel har vært, om de har kommet godt i gang og hvordan det er å bruke systemet.

8 kjappe spørsmål med Markus Nilsen, daglig leder i Eltro VVS:

Hvem er Eltro VVS?

– Eltro VVS er en nyoppstartet rørleggerbedrift. Vi hadde vår første dag i drift 3. august og holder til i Tromsø. Vi er i dag to stykker og levere alt innenfor rørleggertjenester, både til privat og næring.

Hvorfor falt valget på Cordel?

– Valget var basert på tidligere erfaringer og det man har hørt. Slik jeg ser det tilbyr Cordel «full pakke». I Cordel har vi tilbud- og kalkulasjonsmodul, autofakt, prosjektstyring og Cordel UTE (feltsystem) – det er fantastisk. Det er et komplett system, sammenlignet med systemer jeg har brukt tidligere får jeg en mye bedre oversikt og kontroll med Cordel.

Var det enkelt å komme i gang med Cordel?

– Vi har fått svært god hjelp og oppfølging hele veien og supporten har vært fantastisk. Prosessen med å komme i gang har vært veldig ryddig. Det er mange flere muligheter i Cordel enn systemer jeg har benyttet tidligere, så det er naturligvis litt mer å sette seg inn i, men om vi har hatt spørsmål har vi fått raskt svar og alle har vært svært hjelpsomme.

Hva er største forskjellen nå i forhold til tidligere system?

– Den største forskjellen er at vi nå har et komplett arbeidsverktøy som gir oss kontroll hele veien. Det at jeg for eksempel må inn å godkjenne alt fra pakksedler, inngående fakturaer, varer etc. gir meg en kjempegod innsikt og kontroll.

Hva var det siste du gjorde i Cordel?

– Fakturering

Har Cordel gjort hverdagen noe enklere?

– Ja, hovedsakelig fordi jeg nå gjør alt i Cordel. Her kan jeg laste inn prisbøker som er til stor hjelp når man regner tilbud, man kan enkelt se fortjeneste i prosent og kroner og jeg kan enkelt sjekke status fra dag til dag på prosjekter – om vi har tjent eller tapt penger.

Hvorfor burde andre velge Cordel?

– Andre burde velge Cordel fordi man får alt i ett system. Har man ambisjoner om å vokse, har man muligheten til dette.

Hva er ditt neste gjøremål på agendaen?

– Tilbudsregning

 

Eltro VVS AS
Daglig leder Markus Nilsen
Kontakt: 48 22 96 52
Web: https://www.eltrovvs.no/

Levere alt innenfor rørleggertjenester, både til privat og næring.

«Jobber mer effektivt med Cordel»

Øystein Mathisen, eier og daglig leder i Mathisen AS, Brumunddal.
– Vi har nå brukt Cordel i litt over 3 år. Den største forskjellen fra tidligere er at vi jobber mye mer effektivt, vi har bedre oversikt og alt i én app.

Øystein Mathisen og Vebjørn Evensen

Mathisen utfører små og store oppdrag for privatpersoner så vel som næringsliv og offentlige etater. De jobber mye lokalt og holder til i Jemtlandsvegen i Brumunddal. Her blir vi møtt av hyggelige fjes og hunden til Øystein når vi tar turen innom.

Bedriften består i dag av fire i administrasjonen og 20 mann ute i produksjon.  – Vi har hatt en dobling av ansatte siden 2016, forteller Øystein. Noen av tjenestene som tilbys er blant annet; graving, riving, grøntanlegg, massetransport m.m.

Overgangen til Cordel

Selv om det er litt spesielle tider, driver Mathisen tilnærmet som normalt og ordrebøkene er fulle. Og med Cordel kan de jobbe effektivt og strukturert.

– Frem til 2016 ble tilbud regnet på papir og skrevet i Word, forteller Øystein. Vi har også brukt forskjellige andre systemer, men savnet etter ett komplett system for hele verdikjeden ble stadig større. Etter vi ble flere ansatte ute ble det også etter hvert behov for en person til inne på kontoret. Jeg hadde bestemt meg for at et ordentlig system måtte på plass før jeg kunne ansette flere. Flere anbefalte Cordel og overgangen ble enkel og problemfri.

Kort tid etter ble Vebjørn Evensen ansatt som anleggsleder. – Det er helt fenomenalt å ha alt samlet i ett system, forteller Vebjørn.

Bedre oversikt

– Fordelen med Cordel er at man har samlet alt på ett sted. Man slipper å forholde seg til forskjellige systemer, tenke på oppdateringer og vi sparer også mye tid på å slippe å eksportere og importere data. Det var jo alltid når det ikke passet at noe ikke gikk som det skulle.

I dag bruker Mathisen Cordel UTE for å registrere timer, ta bilder og legge inn nødvendig dokumentasjon. I Cordel lager de tilbud, ordre, kalkulerer og følger opp prosjekter.

Smarte funksjoner

I Cordel er det lagt til rette for at man skal kunne jobbe effektivt, man kan blant annet betjene alle funksjoner ved hjelp av tastaturet. Med smarte funksjoner kan man også spare mye tid og effektivisere arbeidshverdagen.

– Prisbøkene i Cordel gjør det enkelt å velge den billigste varen, så kan man enkelt justere ønsket påslag selv. Det er også enkelt å jobbe effektivt med hurtigtaster, forteller Øystein.

– Ja, også får man veldig god oversikt med prosjektverktøyet og det er enkelt å se hvordan man ligger an på de ulike prosjektene, sier Vebjørn.

Vi viser også noen av de nye funksjonene som har kommet i personalplanleggeren. Blant annet at man kan skreddersy ønsket visning i større grad og enkelt kopiere oppføringer. Både Øystein og Vebjørn liker den nye funksjonaliteten. – Så kjekt, dette må vi se nærmere på og teste ut, sier Øystein.

Mathisen AS

Ansatte: 24
Web: https://www.mathisen-as.no
Facebook: https://www.facebook.com/gravemathisen

 

Helge Skogstad: – Valget var enkelt

Helge Skogstad startet opp Bærums Verk Rørleggerbedrift AS i 2002. Den gangen var det bare Helge. Ordretilgangen var god, og han tok gradvis på seg større prosjekter. Målet var alltid å vokse, og valget om å ansette flere ble naturlig da han fikk prosjektet Info-Rama i Sandvika. I dag leverer BVR rørleggertjenester til private, offentlige og profesjonelle utbyggere, og har 30 ansatte.

De startet med å bruke et enkelt system, men i takt med at bedriften stadig vokste hadde de behov for et system som kunne gjøre arbeidshverdagen enklere.

Valget ble Cordel

Når vi skulle finne et system var valget enkelt, forteller Helge. – Cordel er bransjens system, og gjennom VVS Fagmann får vi jo også rabatter.

Siden 2008 har de brukt Cordel, og både Helge, prosjektledere og medarbeidere er fornøyd. – Vi får god kontroll og oversikt med Cordel, og generelt veldig gode rapporter. Vi fører også regnskapet i Cordel, og det fungerer strålende.

Vi gikk også tidlig over på Cordel Norge sitt eget håndholdte system Cordel UTE, vi så fordeler med å kun forholde oss til ett system. Vi er i år for første gang 30 ansatte og har ca. 15 innleide, så vi er avhengig av et system som fungerer godt.

Helge innrømmer at han ikke er spesielt god på data og datasystemer. – Jeg vokste ikke opp med en iPad i hånden, men jeg har uten problemer klart å lære meg det jeg har behov for.

Tilbud og prosjektstyring

Kenneth Børresen startet i BVR i 2005 og ble medeier i 2014. Kenneth jobber også i Cordel daglig. I dag lager BVR alle sine tilbud i Cordel – i tillegg har de full kontroll på alle sine prosjekter med Cordel Prosjektstyring.

– Det er enkelt å få en økonomisk oversikt. Vi får også i tillegg svært god oversikt på tillegg og produsert – som gir oss et godt bilde av hvordan vi ligger an i prosjekter, sier Kenneth.

Helge forteller at de gjerne er med på prosjekter med få tilbydere – kanskje der andre føler de ikke har god nok kontroll. – Vi har god kompetanse i bedriften og gode rutiner på hvordan vi jobber. Vi hadde et stort prosjekt rett etter vi gikk over til Cordel, her endte vi med å fakturere for 80 millioner.

En del av jobben var priset, men en svært stor del var timebasert. Noe som var årsaken til den høye totalsummen. Når man jobber timebasert, er det svært viktig med god dokumentasjon, og med Cordel var det enkelt å dokumentere underveis.

Vi har gode rutiner i systemene vi bruker i dag, og hadde jobbet mye tyngre uten Cordel. Vi jobber hovedsakelig med større prosjekter, og da er det Cordel som gjelder. Det å jobbe likt i et felles system er en styrke, alle kan enkelt hoppe inn å få full oversikt, avslutter Helge.

DSCF1596_red

Miljøbevisste

BVR har også fokus på miljøet. Her står søppelsorteringssystem linet opp på fellesrommet og skiltet på veggen konstaterer at de er en Miljøfyrtårn bedrift.

– Det er viktig å bruke mindre papir og tenke på miljøet. Nå har vi all nødvendig dokumentasjon i Cordel, så behovet for papirer og permer er lite, forteller Helge.

Cordel tipser: Få raskere betalt

Mange bedrifter har problemer med å få betalt i tide – eller enda verre: kunder som ikke betaler i det hele tatt. Selv med mange oppdrag og høy omsetning har de ikke penger på konto til å dekke løpende kostnader. Her er tre tips til hvordan du kan få raskere betalt og øke din likviditet.

1. Send faktura fortløpende

Det er lett å utsette faktureringen, og mange bedrifter venter for lenge med å sende ut faktura. Jo raskere man får innbetalinger fra kundene, jo bedre blir likviditeten. Faktura bør sendes så fort tjenesten er levert, man trenger for eksempel ikke vente til månedsslutt før faktura sendes.

I Cordel finnes det flere muligheter for å effektivisere faktureringen. Sender du faktura elektronisk, enten via e-post eller EHF vil kunden få fakturaen umiddelbart. Fordelene med EHF er blant annet større sikkerhet for at fakturaen når den rette mottakeren og at den alltid registreres korrekt. Husk også at det alltid er lurt å oppdatere kunderegisteret for EHF i Cordel, dette kan du enkelt gjøre ved å trykke «Konfig.» – «Sjekk aksesspunkt».

Cordel tilbyr også Vipps eFaktura for rask og enkel fakturering. La kundene dine betale regninger rett i Vipps eller nettbank, uten KID-nummer og annet krøll. Ta kontakt med oss for mer informasjon.

2. Store jobber? Del opp betalingen

Har du tatt på deg et stort oppdrag for en kunde? Da bør du fakturere kunden underveis, for eksempel når du har utført en del av oppdraget, eller hver måned. På denne måten risikerer du mindre tap og vil få inn penger raskere.

Når du oppretter prosjektordre i Cordel kan du velge mellom ulike ordre- og faktureringsmetoder. Valgt metode påvirker hvordan fakturaplanen settes opp. Dette kan du leser mer om i artikkelen «Hvordan opprette prosjektordre» i kunnskapsbasen i Cordel.

3. Sørg for gode purrerutiner

Å purre på kunder kan koste deg mye tid. For å effektivisere purrerutinene kan det være lurt å benytte KID-innbetaling. Da sørger man for at kundereskontroen er løpende oppdatert og man er klar til å sende purring så snart fakturaen er forfalt. Dette kan bestilles i din bank og settes opp i Cordel.

Hvis du sliter med dårlige betalere, kan det lønne seg å overlate jobben til andre. Du får mer tid til å gjøre det du er best på, og du får hjelp til å raskt få inn penger der du ellers ville tapt hele beløpet. Cordel har en helintegrert løsning mot Equity, som også er de eneste i Norge som har full speiling av reskontroen. Equity tar ansvar for hvordan og når betalingspåminnelsene blir sendt, slik at du får betalt – helst før inkasso.

God kundedialog kan også løse mange utfordringer. Snakk med kunden din før du starte jobben slik at dere begge får avklart ting dere lurer på. Det er også alltid lurt å benytte notatfeltet på fakturaen for å få fram en god beskrivelse. Da kan du unngå spørsmål og klager som fører til forsinket betaling.

Elektronisk kjørebok fra Automile

Cordel fikk nylig på plass en samarbeidsavtale med Automile som tilbyr elektronisk kjørebok til alle typer bedrifter. Det vil i løpet av kort tid også komme en integrasjon for henting av data inn i Cordel UTE og vår nye app.

Automile tilbyr elektronisk kjørebok, flåtestyring og utstyrskontroll, og oppfyller alle skatteetatens krav. Installasjon av Automile er gjort på noen sekunder og du trenger ikke å tenke på kabler, programinstallasjon eller SIM-kort. Når Automile er installert i ditt kjøretøy kan du enkelt administrere dine reiser via smarte mobil- og webapplikasjoner.

Som Cordelkunde får du nedsatt pris på Automile sin elektroniske kjørebok, tilbudet varer så lenge man er kunde hos Cordel. Rabatten avhenger av hvor mange biler du vil koble til, så ta gjerne kontakt med Automile direkte og henvis til at du er kunde hos Cordel.

Slik gjør du det:

1. Gå til Automile sin kontaktside for Cordel: https://www.automile.no/contact/cordel
2. Fyll ut skjema og send inn.