Bruker du Cordel UTE? Bli med på direktesendt webinar og få med deg de siste nyhetene og smarte brukertips.
Dette webinaret passer for alle som bruker Cordel UTE. Vi vil gi deg praktiske tips til smart og effektiv bruk av siste nyheter og generelt.
Webinaret er gratis og holdes via Teams.
Systematisk HMS-arbeid skal sikre at hensyn til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt på arbeidsplassen. God HMS innebærer å være i forkant, identifisere risiko og sette inn tiltak internt i bedriften. Målet er å redusere og fjerne risiko for skade, sykdom og mistrivsel, samt å jobbe proaktivt for å forbedre prosesser knyttet til fravær og unødig slitasje.
For de fleste virksomheter er systematisk HMS-arbeid sentrert rundt god internkontroll, men for bedrifter som er ekstra risikoutsatt er kravene strengere. Som for eksempel for bygg- og anleggsbransje, samt industri og produksjon.
Her er våre 3 tips for å komme i gang med systematisk HMS-arbeid for din bedrift:
Skaffe deg en oversikt ved å samle sammen alle rutiner som allerede finnes internt. Har du kun muntlige rutiner, sørg for å få skrevet de ned. Er rutinene dere har fortsatt gjeldene, eller er det rutiner som har behov for en oppdatering?
Gå gjennom dine eksisterende rutiner i Cordel KS | HMS. For å få en god oversikt, gå inn i modulen for håndbok og gå systematisk gjennom de håndbøkene som er publisert. Hvilke rutiner er gjeldende og hvilke burde oppdateres?
For å sørge for et godt kontinuerlig arbeid kan det være lurt å planlegge en årlig revisjon av rutiner, slik at dette ikke blir glemt i fremtiden.
Når du har fått oversikt over din virksomhets rutiner, legg inn rutiner som mangler i Cordel KS | HMS. Det finnes her flere gode maler og utgangspunkt som forenkler arbeidet, men et godt tips er å tilpasse innholdet så godt som mulig til din bedrift. På denne måten vil rutinene være enklere å forholde seg til for alle ansatte og alle vil kjenne seg igjen i egen virksomhet. Det er også viktig at rutinene er tilpasset din bedrift for å dekke lovkravet i Interkontrollforskriften.
Tips: I Cordel KS | HMS finner du en egen sjekkliste ved navn «Internkontrollsystem» i katalogen «HMS & Organisasjon». Denne kan være til god hjelp for å sikre at din virksomhet har nødvendige rutiner og dokumentasjon på plass i internkontrollsystemet.
Med systematisk HMS og god internkontroll kan både fravær og kostnader unngås i større grad. Men hva menes egentlig med systematisk HMS-arbeid? Jo, det er det kontinuerlige arbeidet leder og virksomhet gjør for å redusere risiko og bygge et trygt, sunt og godt arbeidsmiljø for medarbeiderne.
Punkter som man burde arbeide spesielt med og være bevist på i HMS-arbeidet er:
Kartlegging: Hvilke arbeidssituasjoner har vi hos oss? Hvordan er vi organisert? Hvilke potensielle risikoer og utfordringer har vi knyttet til de ansattes helse, arbeidsmiljø og sikkerhet hos oss?
Risikovurdering: Hvilke potensielle risikoer gjelder for hvem av våre ansatte? Hvor stor er risikoen? Hva kan risikoen føre til?
Handlingsplan/tiltak: En plan for hva man skal jobbe med å forebygge mot i bedriften, basert på resultater av kartlegging og risikovurdering.
Oppfølging/evaluering: Hvilke tiltak har ført til hvilke resultater, forbedringer eller reduserte risiko? Hva bør vi gjøre mer av? Mindre av?
Ved å kartlegge, risikovurdere farer og problemer, samt utarbeide handlingsplaner, får man et godt utgangspunkt for systematisk HMS-arbeid for virksomheten.
Andre punkter som kan hjelpe deg til å sørge for et godt HMS-arbeid er:
Er du håndverker og på utkikk etter det beste prosjektstyringsverktøyet for deg? Det kan være tidkrevende å finne frem i jungelen når du skal finne det som passer best for deg. Hva burde man se etter? Hva burde man tenke på? Det finnes det mange forskjellige løsninger og systemer, derfor har vi satt opp noen tips som kan være lurt å gå gjennom. Da mener vi at du vil være bedre rustet til å velge riktig prosjektstyringsverktøy for din bedrift.
Før du går i gang med å se etter prosjektstyringsverktøy bør du sette deg inn i hvilke behov du har. Ved å kartlegge disse, kan du enklere luke ut de systemene som ikke passer for deg. Hvis du finner en løsning som kun dekker noen av behovene, vil du ende opp med flere systemer som du må forholde deg til. Dette kan gjøre det vanskeligere å få oversikt og kontroll.
Du bør også tenke på at systemet bør legge til rette for godt samarbeid og god flyt mellom de som bruker systemet «inne» og «ute». De som sitter inne kan ha behov for funksjoner for å håndtere administrative oppgaver som kalkulasjon, tilbud, henvendelser, prosjektregnskap etc. Løsningen for de som arbeider ute bør bestå av muligheter for å registrere timer, dokumentasjon, materiell, fylle ut sjekklister etc.
Det finnes mange systemleverandører der ute. Vårt tips er å se etter de som har fokus på og kjenner din bransje. Sjekk ut om leverandøren;
Se også etter hvor lenge leverandøren har eksistert og undersøk gjerne kollegers eller andre bekjente sin erfaring med dem.
Hvilke funksjoner du får i et prosjektstyringsverktøy varierer fra system til system. Vi anbefaler å se etter løsninger som gir deg god oversikt og kontroll fra start til slutt i dine prosjekter. Her er noen funksjoner vi mener du som håndverker trenger for å oppnå god prosjektstyring:
Hva kunden har bestilt og hva du skal levere er utgangspunktet du skal styre prosjektet etter. Kontroll på ordren og tilbudet sørger for at prosjektet ditt får en best mulig start.
Sikre lønnsomheten på prosjektet. Viktigheten av god kalkulasjon vokser med prosjektets størrelse. Marginer til fortjeneste kan fort bli spist opp hvis du ikke tar høyde for uventede utfordringer eller hindringer.
Sørg for at du får full kontroll over prosjektets milepæler. God oversikt på hva som må fullføres og hva som trengs av materiell og arbeidskraft er kritisk for et vellykket prosjekt.
Med god innsikt underveis på for eksempel brukt materiell og arbeidstimer, i forhold til hva som er kalkulert, blir det ingen overraskelser på slutten. Prosjektregnskapet gjør det også enklere å se om man må ta grep underveis, eller om prosjektet går som planlagt.
Velg et system som lar deg samle all dokumentasjon på ett sted fra prosjektstart. På den måten vil du og dine medarbeidere ha tilgang til all informasjon, frem og tilbake. Slik kan man unngå unødvendig tidsbruk på å finne tilbake til dokumenter, sjekklister og avklaring med medarbeidere eller kunde.
Mulighet for å registrere all nødvendig informasjon slik at du kan sørge for å få betalt for alt sammen. Med løsninger for å dokumentere timer, materiell, tid brukt på veien og planlegge oppdrag får du et godt utgangspunkt for hva som skal faktureres.
Selv om prosjektstyringsverktøyet har mange og gode funksjoner, vil de fleste på et tidspunkt ha behov for integrasjoner. Som oftest er integrasjonene veletablerte tjenester og løsninger som ikke er hensiktsmessig å inkludere i selve prosjektstyringsverktøyet. Det kan derfor være lurt å sjekke ut hva slags systemer verktøyet er integrert mot. Eksempel på integrasjoner kan være;
Det krever en del jobb å sette seg inn i nye verktøyer, så sett av god tid. Alt for mange der ute sitter med fantastiske systemer, uten å benytte alle muligheten man får med systemet. Ta i bruk og utnytt all funksjonalitet – slik får du mest mulig igjen for investeringen du har gjort. Det vil betale seg på sikt.
For å oppsummere litt. Det mest riktige og beste prosjektstyringsverktøyet for deg som håndverker vil som oftest være et som er tilpasset din bransje. Da får du løsningene og funksjonaliteten du trenger for å oppnå god og effektiv prosjektstyring.
Vi i Cordel Norge har spesialisert oss på digitale løsninger til håndverkere siden 2001. Sammen med våre kunder har vi utviklet Cordel til et komplett fagsystem. Cordel sørger for at du får stålkontroll over dine prosjekter og din bedrift – uten å måtte forholde deg til flere systemer/løsninger.
Ønsker du å vite mer om hvordan Cordel kan hjelpe deg med styringen av dine prosjekter? Se artikkelen prosjektstyringsverktøy for bygg- og anlegg eller ta kontakt i dag for en uforpliktende og kostnadsfri demonstrasjon.
Med Vipps eFaktura kan du la kundene betale regninger rett i Vipps, uten KID-nummer og annet krøll. Du får kjappere innbetalinger og bedre likviditet. Vipps eFaktura passer for alt fra enkeltpersonforetak til store bedrifter.
Kan Vipps være noe for deg?
Ta kontakt med Siri Larsen – siri.larsen@cordel.no
Det er ingen hemmelighet at det både kan være utfordrende og tidkrevende å kalkulere et anbud. Det er mange faktorer å ta hensyn til og små feilsteg kan få store konsekvenser. Vi får ofte spørsmål fra våre kunder rundt akkordtariff i forbindelse med kalkulasjon. Hva må man ta hensyn til? Hvordan sørge for et godt kalkulasjonsgrunnlag?
Mats Felix Walschaerts, teamleder for systemkonsulenter i Cordel Norge gir deg her noen av sine beste tips når det kommer til kalkulasjon med akkord, og en nyttig sjekkliste over punkter som er viktig å huske på og ta hensyn til.
– Fordelen med å kalkulere med akkord er at man har gitte satser og rammer. Snittet for hvor lang tid man burde beregne er gitt og man slipper å synse. Ulike fagområder har ulike akkorder – det er her viktig at man tar hensyn til akkorden som gjelder for sitt fagområde og bruker korrekt generelt tillegg, sier Walschaerts, og legger til: – Det viktigste når det kommer til akkordtariff i forbindelse med kalkulasjon er å bygge opp gode faktorer og et godt kalkulasjonsgrunnlag, slik at man får en forsvarlig inntjening, sier Walschaerts.
– Det viktigste du kan gjøre når du skal kalkulere er å komme frem til din egen selvkost – vær tro mot selvkosten din! Juster heller påslaget for hvor du må være for å få jobben gjort. Har du selvkosten tilnærmet riktig så vil du få et mer realistisk bilde på hva du kan legge på av påslag og hva du kan sitte igjen med av fortjeneste, fortsetter Walschaerts.
Walchaerts forteller at man ofte ryker på timer i håndverkbransjen – det går med flere enn planlagt. En av grunnene for dette kan være at man ikke tar med alle kostnadene forbundet med tid, som for eksempel avstander på byggeplass, trykkprøver, dagtid etc.
– Ha alltid i bakhodet at akkorden tar utgangspunkt i at verksted/lager og spise/skiftested er innenfor 30 meter, hvis ikke er det tillegg for dette.
En annen faktor som spiller inn i anbudet ditt er den gjennomsnittlige timelønnen som er satt, det er viktig at denne er korrekt. Akkorden for elektrikere og VVS er kronebasert – har du høyere timelønn må du “jobbe fortere”, avslutter Walschaerts.
Oppsummert er dette noen av de viktigste punktene man må huske på i kalkulasjons-prosessen. Sjekklisten er laget med utgangspunkt i Cordel Anbudskalkulasjon:
Har du sjekket ut vår YouTube-kanal? Her finner du opptak av våre webinar og andre nyttige opplæringsvideoer.
Man kan fort ende opp med et rotete regnskap om man ikke får lukket de åpne postene fra fjoråret. Om du har du åpne poster fra i fjor, benytt sjansen til rydde opp nå. Du finner mer informasjon hvordan du kan hente ut oversikt over åpne poster og aldersfordel saldoliste for å få bedre oversikt her.
Noen vil kanskje kunne oppleve at kunder har problemer med å betale innen fristen, da kan en god løsning være å dele opp faktura i flere forfall. Les mer om betalingsavtaler i Cordel her.
Det er ikke alltid bilene får like mye fokus. Rydd, tell og få oversikt. Så er du sikret at alt ligger til rette for å kjøre rett ut på neste oppdrag.
Ta en skikkelig ryddesjau. Merk alle varer med strekkoder og du har lagt til rette for bedre effektivitet senere.
Bruker du appversjonen av Cordel UTE? Da kan kanskje noen av våre webinarer være interessante å ta en titt på. Her viser vi funksjoner, muligheter og innstillinger som kan komme til god nytte. Du finner de ulike webinarene her:
Generelt om Cordel UTE appversjon, klikk her for å se
Oppsett og innstillinger i Cordel for Cordel UTE, klikk her for å se
Nyheter i Cordel UTE, klikk her for å se
Om du ønsker gjennomgang og tips til gode rutiner i Cordel via fjernstyring – hjelper våre konsulenter deg gjerne. Ta kontakt med oss for mer informasjon.
Ønsker du nyheter, brukertips, informasjon om nye funksjoner, artikler og inspirasjon rett i din innboks? Meld deg på vårt nyhetsbrev her.
Det er flere tiltak du kan gjøre for å unngå dette – her er våre tips:
Alternativt kan du dele FDV-dokumentasjon i flere deler. En del i hovedordrebildet (under Generelt -> Ordreopplysninger->FDV) og en eller flere under «Jobbliste» (for ordrer som har jobbliste). Hver jobb kan ha egen FDV, dermed kan du ha mange FDV-er per ordre.
Den beste måten å lage en bra FDV på er å bruke en god mal. Du må også sørge for å ha nok sammenhengende minne på PC`n i forhold til størrelsen på fila.
I Cordel kan du velge om du vil bruke fritekst og/eller standardtekst i en spesifikasjon. I noen tilfeller er det mest naturlig å bruke fritekst, mens i andre tilfeller er det kjekt å kunne benytte en standardtekst.
Ved å bygge opp et register med standardtekster i Cordel kan du spare mye tid og arbeid ved at du slipper å skrive opp igjen disse tekstene hver gang du har behov for dem. Du kan også enkelt endre på standardteksten etter at du har hentet den inn i spesifikasjonen, uten at det får konsekvenser for originalteksten.
Du finner vår steg-for-steg-guide til hvordan man lager standardtekster i Cordel her.
Ønsker du å dele opp teksten over flere sider? Dette kan du gjøre ved å legge inn sideskift. Fremgangsmåten for dette er noe forskjellig i 1.9 og 2.0. I Cordel 2.0 gjør du følgende for å legge inn sideskift:
Fremgangsmåten for Cordel 1.9 finner du her.
For mer informasjon og steg-for-steg-guider for hvordan man legger inn standardtekst, fritekst, sideskift og sluttekst i spesifikasjonen, klikk her.
Det er lett å utsette faktureringen, og mange bedrifter venter for lenge med å sende ut faktura. Jo raskere man får innbetalinger fra kundene, jo bedre blir likviditeten. Faktura bør sendes så fort tjenesten er levert, man trenger for eksempel ikke vente til månedsslutt før faktura sendes.
I Cordel finnes det flere muligheter for å effektivisere faktureringen. Sender du faktura elektronisk, enten via e-post eller EHF vil kunden få fakturaen umiddelbart. Fordelene med EHF er blant annet større sikkerhet for at fakturaen når den rette mottakeren og at den alltid registreres korrekt. Husk også at det alltid er lurt å oppdatere kunderegisteret for EHF i Cordel, dette kan du enkelt gjøre ved å trykke «Konfig.» – «Sjekk aksesspunkt».
Cordel tilbyr også Vipps eFaktura for rask og enkel fakturering. La kundene dine betale regninger rett i Vipps eller nettbank, uten KID-nummer og annet krøll. Ta kontakt med oss for mer informasjon.
Har du tatt på deg et stort oppdrag for en kunde? Da bør du fakturere kunden underveis, for eksempel når du har utført en del av oppdraget, eller hver måned. På denne måten risikerer du mindre tap og vil få inn penger raskere.
Når du oppretter prosjektordre i Cordel kan du velge mellom ulike ordre- og faktureringsmetoder. Valgt metode påvirker hvordan fakturaplanen settes opp. Dette kan du leser mer om i artikkelen «Hvordan opprette prosjektordre» i kunnskapsbasen i Cordel.
Å purre på kunder kan koste deg mye tid. For å effektivisere purrerutinene kan det være lurt å benytte KID-innbetaling. Da sørger man for at kundereskontroen er løpende oppdatert og man er klar til å sende purring så snart fakturaen er forfalt. Dette kan bestilles i din bank og settes opp i Cordel.
Hvis du sliter med dårlige betalere, kan det lønne seg å overlate jobben til andre. Du får mer tid til å gjøre det du er best på, og du får hjelp til å raskt få inn penger der du ellers ville tapt hele beløpet. Cordel har en helintegrert løsning mot Equity, som også er de eneste i Norge som har full speiling av reskontroen. Equity tar ansvar for hvordan og når betalingspåminnelsene blir sendt, slik at du får betalt – helst før inkasso.
God kundedialog kan også løse mange utfordringer. Snakk med kunden din før du starte jobben slik at dere begge får avklart ting dere lurer på. Det er også alltid lurt å benytte notatfeltet på fakturaen for å få fram en god beskrivelse. Da kan du unngå spørsmål og klager som fører til forsinket betaling.
Ved å bruke sjekklister i Cordel legger man til rette for god og effektiv kvalitetssikring av arbeidene som blir gjort og sparer tid på etterarbeid. Man får også bedre kontroll over KS-arbeidet og dokumentasjonen blir grundig og nøyaktig. Med vårt feltsystems Cordel UTE er det enkelt å fylle ut sjekklister og laste opp bilder.
I Cordel har man mulighet til å lage sjekklister selv og/eller man kan benytte sjekklister som er laget for de ulike bransjeorganisasjonene og kjedene. For at sjekklistene skal fungere optimalt er det viktig at de er tilpasset din bedrift, slikt at man innhenter nødvendig dokumentasjon og slipper å bruke tid på spørsmål som ikke er relevante.
Cordel hjelper gjerne din bedrift med å lage spesialtilpasset sjekklister i Cordel. Ta kontakt med oss for mer informasjon og tilbud her.