5 tips til å velge riktig prosjektstyringsverktøy

Er du håndverker og på utkikk etter et prosjektstyringsverktøy? Det kan være tidkrevende å finne frem i jungelen når du skal finne det som passer best for deg. Hva burde man se etter? Hva burde man tenke på? Det finnes det mange forskjellige løsninger og systemer, derfor har vi satt opp noen tips som kan være lurt å gå gjennom. Da mener vi at du vil være bedre rustet til å velge riktig prosjektstyringsverktøy for din bedrift.

1. Kartlegg behovene dine

Før du går i gang med å se etter prosjektstyringsverktøy bør du sette deg inn i hvilke behov du har. Ved å kartlegge disse, kan du enklere luke ut de systemene som ikke passer for deg. Hvis du finner en løsning som kun dekker noen av behovene, vil du ende opp med flere systemer som du må forholde deg til. Dette kan gjøre det vanskeligere å få oversikt og kontroll.

Du bør også tenke på at systemet bør legge til rette for godt samarbeid og god flyt mellom de som bruker systemet «inne» og «ute». De som sitter inne kan ha behov for funksjoner for å håndtere administrative oppgaver som kalkulasjon, tilbud, henvendelser, prosjektregnskap etc. Løsningen for de som arbeider ute bør bestå av muligheter for å registrere timer, dokumentasjon, materiell, fylle ut sjekklister etc.

2. Finn en leverandør som har fokus på din bransje

Det finnes mange systemleverandører der ute. Vårt tips er å se etter de som har fokus på og kjenner din bransje. Sjekk ut om leverandøren;

  • Leverer bransjetilpassede løsninger i funksjonaliteten
  • Gir faglig støtte i bruken av verktøyet
  • Holder seg oppdatert og tar behovene til din bransje på alvor

Se også etter hvor lenge leverandøren har eksistert og undersøk gjerne kollegers eller andre bekjente sin erfaring med dem.

3. Sørg for at du får god funksjonalitet

velge riktig prosjektstyringsverktøy

Hvilke funksjoner du får i et prosjektstyringsverktøy varierer fra system til system. Vi anbefaler å se etter løsninger som gir deg god oversikt og kontroll fra start til slutt i dine prosjekter. Her er noen funksjoner vi mener du som håndverker trenger for å oppnå god prosjektstyring:

Ordre og tilbud

Hva kunden har bestilt og hva du skal levere er utgangspunktet du skal styre prosjektet etter. Kontroll på ordren og tilbudet sørger for at prosjektet ditt får en best mulig start.

Kalkulasjon

Sikre lønnsomheten på prosjektet. Viktigheten av god kalkulasjon vokser med prosjektets størrelse. Marginer til fortjeneste kan fort bli spist opp hvis du ikke tar høyde for uventede utfordringer eller hindringer.

Ressursstyring og fremdriftsplan

Sørg for at du får full kontroll over prosjektets milepæler. God oversikt på hva som må fullføres og hva som trengs av materiell og arbeidskraft er kritisk for et vellykket prosjekt.

Prosjektregnskap

Med god innsikt underveis på for eksempel brukt materiell og arbeidstimer, i forhold til hva som er kalkulert, blir det ingen overraskelser på slutten. Prosjektregnskapet gjør det også enklere å se om man må ta grep underveis, eller om prosjektet går som planlagt.

Dokumenthåndtering

Velg et system som lar deg samle all dokumentasjon på ett sted fra prosjektstart. På den måten vil du og dine medarbeidere ha tilgang til all informasjon, frem og tilbake. Slik kan man unngå unødvendig tidsbruk på å finne tilbake til dokumenter, sjekklister og avklaring med medarbeidere eller kunde.

Fakturagrunnlag

Mulighet for å registrere all nødvendig informasjon slik at du kan sørge for å få betalt for alt sammen. Med løsninger for å dokumentere timer, materiell, tid brukt på veien og planlegge oppdrag får du et godt utgangspunkt for hva som skal faktureres.

4. Se etter nyttige og smarte integrasjoner

Selv om prosjektstyringsverktøyet har mange og gode funksjoner, vil de fleste på et tidspunkt ha behov for integrasjoner. Som oftest er integrasjonene veletablerte tjenester og løsninger som ikke er hensiktsmessig å inkludere i selve prosjektstyringsverktøyet. Det kan derfor være lurt å sjekke ut hva slags systemer verktøyet er integrert mot. Eksempel på integrasjoner kan være;

  • Eksport av dokumentasjon direkte til Boligmappa
  • Digital signering av dokumenter
  • Elektronisk kjørebok

5. Sett deg inn i funksjoner og lær deg prosjektstyringsverktøyet

Det krever en del jobb å sette seg inn i nye verktøyer, så sett av god tid. Alt for mange der ute sitter med fantastiske systemer, uten å benytte alle muligheten man får med systemet. Ta i bruk og utnytt all funksjonalitet – slik får du mest mulig igjen for investeringen du har gjort. Det vil betale seg på sikt.

Det beste prosjektstyringsverktøyet for deg er tilpasset din bransje

For å oppsummere litt. Det mest riktige og beste prosjektstyringsverktøyet for deg som håndverker vil som oftest være et som er tilpasset din bransje. Da får du løsningene og funksjonaliteten du trenger for å oppnå god og effektiv prosjektstyring.

Vi i Cordel Norge har spesialisert oss på digitale løsninger til håndverkere siden 2001. Sammen med våre kunder har vi utviklet Cordel til et komplett fagsystem. Cordel sørger for at du får stålkontroll over dine prosjekter og din bedrift – uten å måtte forholde deg til flere systemer/løsninger.

Ønsker du å vite mer om hvordan Cordel kan hjelpe deg med styringen av dine prosjekter? Se artikkelen prosjektstyringsverktøy for bygg- og anlegg eller ta kontakt i dag for en uforpliktende og kostnadsfri demonstrasjon.

 

Våre eksperter hjelper deg!


Har du spørsmål rundt vår skyløsning, Vipps eller kurs? Kanskje du ønsker tips, eller bare vil vite litt mer? Ta kontakt med våre eksperter og få god rådgivning!


Cordel skyløsning: Jobb mer fleksibelt

Med vår skyløsning kan du jobbe fra hvor som helst så lenge du har internett. Vi tar oss av drift, vedlikehold og oppdateringer. Du får en stabil, sikker og tilpasset løsning uten å måtte legge ned tid og ressurser på drift.

Vil du vite mer?
Ta kontakt med Emil Alfredsen – emil.alfredsen@cordel.no

Cordel kurs: Faglig påfyll?

Visste du at vi tilbyr flere typer kurs? Vi arrangerer både felleskurs og bedriftsinterne kurs, i tillegg til gratis direktesendte webinarer. Er du nysgjerrig på om vi har noen kurs som kan passe for deg? Kaia hjelper deg med å finne riktig kurs til riktig medarbeider.

Vil du vite mer?
Ta kontakt med Kaia Andresen – kaia.andresen@cordel.no


Vipps: raskere betalt!

Med Vipps eFaktura kan du la kundene betale regninger rett i Vipps, uten KID-nummer og annet krøll. Du får kjappere innbetalinger og bedre likviditet. Vipps eFaktura passer for alt fra enkeltpersonforetak til store bedrifter.

Kan Vipps være noe for deg?
Ta kontakt med Katrine Finnerud, for mer informasjon.
katrine.finnerud@cordel.no

 

Kalkulere med akkord? Har du husket dette?

Det er ingen hemmelighet at det både kan være utfordrende og tidkrevende å kalkulere et anbud. Det er mange faktorer å ta hensyn til og små feilsteg kan få store konsekvenser. Vi får ofte spørsmål fra våre kunder rundt akkordtariff i forbindelse med kalkulasjon. Hva må man ta hensyn til? Hvordan sørge for et godt kalkulasjonsgrunnlag? 

Mats Felix Walschaerts

Mats Felix Walschaerts, teamleder for systemkonsulenter i Cordel Norge gir deg her noen av sine beste tips når det kommer til kalkulasjon med akkord, og en nyttig sjekkliste over punkter som er viktig å huske og ta hensyn til.  

Hvorfor kalkulere med akkord?

Fordelen med å kalkulere med akkord er at man har gitte satser og rammer. Snittet for hvor lang tid man burde beregne er gitt og man slipper å synse. Ulike fagområder har ulike akkorder – det er her viktig at man tar hensyn til akkorden som gjelder for sitt fagområde og bruker korrekt generelt tillegg, sier Walschaerts, og legger til:  Det viktigste når det kommer til akkordtariff i forbindelse med kalkulasjon er å bygge opp gode faktorer og et godt kalkulasjonsgrunnlag, slik at man får en forsvarlig inntjening, sier Walschaerts 

Vær tro mot selvkosten din

Det viktigste du kan gjøre når du skal kalkulere er å komme frem til din egen selvkost – vær tro mot selvkosten din! Juster heller påslaget for hvor du må være for å få jobben gjort. Har du selvkosten tilnærmet riktig så vil du få et mer realistisk bilde på hva du kan legge på av påslag og hva du kan sitte igjen med av fortjeneste, fortsetter Walschaerts 

Kostnader forbundet med tid

Walchaerts forteller at man ofte ryker på timer i håndverkbransjen – det går med flere enn planlagt. En av grunnene for dette kan være at man ikke tar med alle kostnadene forbundet med tid, som for eksempel avstander på byggeplass, trykkprøver, dagtid etc.

Ha alltid i bakhodet at akkorden tar utgangspunkt i at verksted/lager og spise/skiftested er innenfor 30 meter, hvis ikke er det tillegg for dette. 

En annen faktor som spiller inn i anbudet ditt er den gjennomsnittlige timelønnen som er satt, det er viktig at denne er korrekt. Akkorden for elektrikere og VVS er kronebasert – har du høyere timelønn må du jobbe fortere, avslutter Walschaerts. 

Sjekkliste for anbudskalkulasjon

Oppsummert er dette noen av de viktigste punktene man må huske på i kalkulasjons-prosessen. Sjekklisten er laget med utgangspunkt i Cordel Anbudskalkulasjon 

  1. Har du gått gjennom og sett over at det er brukt riktige varelinjer, pakker og akkordkoder?
  2. Har du satt på tillegg for deler (fittingspåslag) på de varelinjene det skal på? 
  3. Har du justert akkord (justering akkord %) på de linjene dette er nødvendig? 
  4. Har du riktig generelt tillegg? 
  5. Har du satt på prosentsats for dagtid? 
  6. Har du satt på tarifftillegg for byggtype, og er den satt riktig? 
  7. Har du satt på diverse tarifftillegg, og er det valgt riktig? 
  8. Har du riktige sosiale og indirekte kostnader? 
  9. Har du lagt inn pris på skaffevarer? 
  10. Har du lagt inn pris på rundsummer som for eksempel reisekost, rigg/drift med mer? 
  11. Har du satt riktig påslag? 
  12. Har du sjekket dekningsbidrag og fortjeneste? 

 

 

6 Cordel-tips i disse korona-tider 


Vi er alle inne i en utfordrende situasjon og vi tar alle våre forhåndsregler. Det er allikevel viktig at vi ikke stopper helt opp og prøver å leve så normalt som mulig. Kanskje du er en av de som har litt mer tid til overs i denne perioden? Da har vi noen gode tips til deg! 

6 Cordel-tips:

1. Videoer

Har du sjekket ut vår YouTube-kanal? Her finner du opptak av våre webinar og andre nyttige opplæringsvideoer.

2. Rydde i åpne poster

Man kan fort ende opp med et rotete regnskap om man ikke får lukket de åpne postene fra fjoråret. Om du har du åpne poster fra i fjor, benytt sjansen til rydde opp nå. Du finner mer informasjon hvordan du kan hente ut oversikt over åpne poster og aldersfordel saldoliste for å få bedre oversikt her.

3. Dele opp faktura i flere forfall

Noen vil kanskje kunne oppleve at kunder har problemer med å betale innen fristen, da kan en god løsning være å dele opp faktura i flere forfall. Les mer om betalingsavtaler i Cordel her.

4. Rydde og telle biler

Det er ikke alltid bilene får like mye fokus. Rydd, tell og få oversikt. Så er du sikret at alt ligger til rette for å kjøre rett ut på neste oppdrag. 

5. Har du lager?

Ta en skikkelig ryddesjau. Merk alle varer med strekkoder og du har lagt til rette for bedre effektivitet senere. 

6. Cordel UTE (appversjon)

Bruker du appversjonen av Cordel UTE? Da kan kanskje noen av våre webinarer være interessante å ta en titt på. Her viser vi funksjoner, muligheter og innstillinger som kan komme til god nytte. Du finner de ulike webinarene her:
Generelt om Cordel UTE appversjon, klikk her for å se
Oppsett og innstillinger i Cordel for Cordel UTE, klikk her for å se
Nyheter i Cordel UTE, klikk her for å se

Om du ønsker gjennomgang og tips til gode rutiner i Cordel via fjernstyring – hjelper våre konsulenter deg gjerne. Ta kontakt med oss for mer informasjon.

Cordel Nyhetsbrev

Ønsker du nyheter, brukertips, informasjon om nye funksjoner, artikler og inspirasjon rett i din innboks? Meld deg på vårt nyhetsbrev her.

Cordel tipser: FDV-dokumentasjon og vedlegg


Om du opplever å ikke få sendt FDV, kan det være at vedleggene er for store.

Det er flere tiltak du kan gjøre for å unngå dette – her er våre tips:

  • Fjerne alle bilder fra FDV-dokumentasjonen og oversende bilder separat til din mottaker
  • Redusere størrelsen på bilder til minste oppløsning før du legger dem ved
  • Fjern vedlegg som du ser er overflødig
  • Bruk en FDV-utskrift uten grafikk på fremsiden
  • Bygg en egen FDV per jobb (kontraktjobb, tillegg m.m)

Alternativt kan du dele FDV-dokumentasjon i flere deler. ​​​​​En del i hovedordrebildet (under Generelt -> Ordreopplysninger->FDV) og en eller flere under «Jobbliste» (for ordrer som har jobbliste). Hver jobb kan ha egen FDV, dermed kan du ha mange FDV-er per ordre.

Den beste måten å lage en bra FDV på er å bruke en god mal. Du må også sørge for å ha nok sammenhengende minne på PC`n i forhold til størrelsen på fila.

Les mer om FDV i Cordel her, og på våre kundesider her.

Cordel tipser: Tekst i spesifikasjonen

Bruker du mye tid på å skrive nødvendig tekst i spesifikasjonen? Eller er usikker på hvordan man går frem? Her er noen tips! 

Standardtekst og fritekst

I Cordel kan du velge om du vil bruke fritekst og/eller standardtekst i en spesifikasjon. I noen tilfeller er det mest naturlig å bruke fritekst, mens i andre tilfeller er det kjekt å kunne benytte en standardtekst.

Ved å bygge opp et register med standardtekster i Cordel kan du spare mye tid og arbeid ved at du slipper å skrive opp igjen disse tekstene hver gang du har behov for dem. Du kan også enkelt endre på standardteksten etter at du har hentet den inn i spesifikasjonen, uten at det får konsekvenser for originalteksten.

Du finner vår steg-for-steg-guide til hvordan man lager standardtekster i Cordel her.

Sideskift

Ønsker du å dele opp teksten over flere sider? Dette kan du gjøre ved å legge inn sideskift. Fremgangsmåten for dette er noe forskjellig i 1.9 og 2.0. I Cordel 2.0 gjør du følgende for å legge inn sideskift:

  1. Dobbeltklikk for å åpne teksten, redigeringsbilde kommer da opp. Velg fanen i toppen, som er merket «Sett inn».
  2. Sett markøren på ønsket sted i teksten, og trykk på knappen «Sideskift» øverst til venstre. Teksten vil bli delt ved markørens posisjon.

Fremgangsmåten for Cordel 1.9 finner du her.

For mer informasjon og steg-for-steg-guider for hvordan man legger inn standardtekst, fritekst, sideskift og sluttekst i spesifikasjonen, klikk her.

Cordel tipser: Få raskere betalt

Mange bedrifter har problemer med å få betalt i tide – eller enda verre: kunder som ikke betaler i det hele tatt. Selv med mange oppdrag og høy omsetning har de ikke penger på konto til å dekke løpende kostnader. Her er tre tips til hvordan du kan få raskere betalt og øke din likviditet.

1. Send faktura fortløpende

Det er lett å utsette faktureringen, og mange bedrifter venter for lenge med å sende ut faktura. Jo raskere man får innbetalinger fra kundene, jo bedre blir likviditeten. Faktura bør sendes så fort tjenesten er levert, man trenger for eksempel ikke vente til månedsslutt før faktura sendes.

I Cordel finnes det flere muligheter for å effektivisere faktureringen. Sender du faktura elektronisk, enten via e-post eller EHF vil kunden få fakturaen umiddelbart. Fordelene med EHF er blant annet større sikkerhet for at fakturaen når den rette mottakeren og at den alltid registreres korrekt. Husk også at det alltid er lurt å oppdatere kunderegisteret for EHF i Cordel, dette kan du enkelt gjøre ved å trykke «Konfig.» – «Sjekk aksesspunkt».

Cordel tilbyr også Vipps eFaktura for rask og enkel fakturering. La kundene dine betale regninger rett i Vipps eller nettbank, uten KID-nummer og annet krøll. Ta kontakt med oss for mer informasjon.

2. Store jobber? Del opp betalingen

Har du tatt på deg et stort oppdrag for en kunde? Da bør du fakturere kunden underveis, for eksempel når du har utført en del av oppdraget, eller hver måned. På denne måten risikerer du mindre tap og vil få inn penger raskere.

Når du oppretter prosjektordre i Cordel kan du velge mellom ulike ordre- og faktureringsmetoder. Valgt metode påvirker hvordan fakturaplanen settes opp. Dette kan du leser mer om i artikkelen «Hvordan opprette prosjektordre» i kunnskapsbasen i Cordel.

3. Sørg for gode purrerutiner

Å purre på kunder kan koste deg mye tid. For å effektivisere purrerutinene kan det være lurt å benytte KID-innbetaling. Da sørger man for at kundereskontroen er løpende oppdatert og man er klar til å sende purring så snart fakturaen er forfalt. Dette kan bestilles i din bank og settes opp i Cordel.

Hvis du sliter med dårlige betalere, kan det lønne seg å overlate jobben til andre. Du får mer tid til å gjøre det du er best på, og du får hjelp til å raskt få inn penger der du ellers ville tapt hele beløpet. Cordel har en helintegrert løsning mot Equity, som også er de eneste i Norge som har full speiling av reskontroen. Equity tar ansvar for hvordan og når betalingspåminnelsene blir sendt, slik at du får betalt – helst før inkasso.

God kundedialog kan også løse mange utfordringer. Snakk med kunden din før du starte jobben slik at dere begge får avklart ting dere lurer på. Det er også alltid lurt å benytte notatfeltet på fakturaen for å få fram en god beskrivelse. Da kan du unngå spørsmål og klager som fører til forsinket betaling.

Cordel tipser: Sjekklister

Ved å bruke sjekklister i Cordel legger man til rette for god og effektiv kvalitetssikring av arbeidene som blir gjort og sparer tid på etterarbeid. Man får også bedre kontroll over KS-arbeidet og dokumentasjonen blir grundig og nøyaktig. Med vårt feltsystems Cordel UTE er det enkelt å fylle ut sjekklister og laste opp bilder.

Kjekt å vite:

  • Som prosjektleder har man mulighet til å legge inn sjekklister på ordren som er ønskelig at montør skal fylle ut. Man får da ikke avsluttet ordren uten at sjekklistene er lagt til ferdigstilt.
  • I Cordel kan man i ordremetode legge til sjekklister man ønsker at automatisk skal legges til på ordren.
  • Ønskede sjekklister kan også enkelt legges ved faktura eller sendes rett til boligmappa.

I Cordel har man mulighet til å lage sjekklister selv og/eller man kan benytte sjekklister som er laget for de ulike bransjeorganisasjonene og kjedene. For at sjekklistene skal fungere optimalt er det viktig at de er tilpasset din bedrift, slikt at man innhenter nødvendig dokumentasjon og slipper å bruke tid på spørsmål som ikke er relevante.

Cordel hjelper gjerne din bedrift med å lage spesialtilpasset sjekklister i Cordel. Ta kontakt med oss for mer informasjon og tilbud her.

Elektronisk kjørebok fra Automile

Cordel fikk nylig på plass en samarbeidsavtale med Automile som tilbyr elektronisk kjørebok til alle typer bedrifter. Det vil i løpet av kort tid også komme en integrasjon for henting av data inn i Cordel UTE og vår nye app.

Automile tilbyr elektronisk kjørebok, flåtestyring og utstyrskontroll, og oppfyller alle skatteetatens krav. Installasjon av Automile er gjort på noen sekunder og du trenger ikke å tenke på kabler, programinstallasjon eller SIM-kort. Når Automile er installert i ditt kjøretøy kan du enkelt administrere dine reiser via smarte mobil- og webapplikasjoner.

Som Cordelkunde får du nedsatt pris på Automile sin elektroniske kjørebok, tilbudet varer så lenge man er kunde hos Cordel. Rabatten avhenger av hvor mange biler du vil koble til, så ta gjerne kontakt med Automile direkte og henvis til at du er kunde hos Cordel.

Slik gjør du det:

1. Gå til Automile sin kontaktside for Cordel: https://www.automile.no/contact/cordel
2. Fyll ut skjema og send inn.

Send regninger til kunder med Vipps!

Cordel tilbyr Vipps eFaktura. La kundene betale regninger rett i Vipps, uten KID-nummer og annet krøll. Du får kjappere innbetalinger og bedre likviditet.

Kjekt å vite om Vipps eFaktura:

  • Passer for alt fra enkeltpersonsforetak til store bedrifter.
  • Få inn betalingene raskere! Regningene blir tilgjengelige både i Vipps og nettbank.
  • Kunden slipper KID og kan selv velge hvilken bankkonto de vil betale fra.
  • Når kunden har fått en faktura til betaling blir vedkommende varslet via en push-varsel i Vipps.
  • Dersom kunden ønsker å se på den faktiske fakturaen, har man mulighet til dette ved å trykke på linken «Vis regning» i Appen.
  • Hos dere havner betalinger fra Vipps sammen med alle andre innbetalinger i oppgjørsfilen, slik dere er vant med.

Enkelt for kunden og raskt, enkelt og lønnsomt for din bedrift.

Hvordan komme i gang med regninger via Vipps i Cordel?

  • Du må ha aksesspunkt hos oss
  • Kontakt oss og bestill ditt Vipps-oppsett
  • Vi avtaler tid for oppsett
  • Registrer kundens mobilnummer på kundekortet
  • Finnes mobilnummer så slår Cordel opp mot Vipps-registeret og foreslår at kunde skal få regning via Vipps.

Send oss en e-post i dag og vi vil hjelpe deg med å sette opp Vipps eFaktura for din bedrift.

Vi leverer Vipps eFaktura i samarbeid med Compello, vår partner for elektronisk fakturering.