Som håndverker blir det mange timer på veien. Arbeidssted varierer og det blir ofte noen kjøreturer til leverandører for å hente inn materialer til prosjektet. Gode rutiner på kjørte kilometer per prosjekt er viktig når kunden skal faktureres. Med en kjørebok blir jobben med registrering og fakturering enkel.
Hva er Kjørebok og hvem passer det for?
En elektronisk kjørebok er en kjørebok som monteres fast i kjøretøyet og baseres på GPS. Kjøreboken registrerer faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. Du registrerer også bompasseringer, ferge- og parkeringsutgifter i kjøreboken. Den elektroniske kjøreboken skal dokumentere adressene på turens start og stopp, samt et felt hvor du registrerer om turen er privat, eller beskriver yrkesreisens formål.
En kjørebok kan benyttes på ulike typer biler: yrkesbil, firmabil eller privatbil. En yrkesbil skal som hovedregler kun benyttes i arbeid. Bilen kan i noen tilfeller benyttes privat mot skatt med en kilometersats per kjørte kilometer. Ansatte med firmabil betaler skatt for å benytte bilen til privat bruk. Skattesummen er en fast pris basert på bilens nypris. Ansatte som kjører privatbil i arbeidstida, mottar kjøregodtgjørelse. Kjøregodtgjørelsen kan både være skattefri og skattepliktig avhengig av forholdene.
Hvorfor benytte elektronisk kjørebok?
Som selvstendig næringsdrivende med enkeltpersonsforetak kan du få skattefradrag for kjøringen basert på antall kjørte kilometer. Bruker du også bilen til privat bruk regnes kjøreboken som bilag for bokføring av dette fradraget i regnskapet. Om du kun bruker bilen i jobbsammenheng kan du få fradrag etter kvittering. Da kan kjøreboken heller brukes til å dokumentere at bilen ikke er brukt til private formål.
Med en elektronisk kjørebok bruker du den mest prefererte måten å dokumentere kjørte kilometer på. Denne måten er effektiv og enkel. GPS-sporingen gjør at du kan være helt trygg på at kilometerne er dokumentert rett.
Det er ikke pålagt å føre kjørebok, men dette er den mest praktiske måten å føre antall kjørte kilometer. Utenom kjørebok finnes det ingen andre praktiske alternativer for å dokumentere kjøring. For å ha rett på fradrag på kjørte kilometer må du kunne dokumentere kjøringen. Det er teknisk sett mulig å bruke andre måter å dokumentere kjøringen på enn kjørebok.
Skatteetatens krav til elektronisk kjørebok
Den elektroniske kjøreboken skal som nevnt tidligere være GPS-basert og fastmontert i kjøretøyet. I tillegg oppgir skatteetaten disse kravene:
- Kjøreboken skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett.
- Det skal ikke være muligheter for å rette eller slette opplysningene i kjøreboken.
- Adresser for start og stopp, samt formålsfelt om turen er privat eller i jobb.
- Avvik i kjøreboken skal registreres.
- Arbeidsgiver skal anskaffe og administrere den elektroniske kjøreboken.
- Dette innebærer at arbeidsgiver får inn kjørebok og installasjon av denne, samt har tilgang til, og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboken.
Hvilke fordeler er det med elektronisk kjørebok?
Elektronisk kjørebok sparer bedriften for arbeidsgiveravgift, samt andre kostander knyttet til kontroll og registrering av bilbruk i firmaet ditt. Den ansatte som benytter bil i arbeid kan bruke elektronisk kjørebok til å spare skatt og økonomiske tap når de bruker privatbil i yrkessammenheng. En elektronisk kjørebok er for eksempel nyttig for å sikre at man får utbetalt riktig kjøregodtgjørelse.
Har du firmabil, som brukes privat, uten at dette skattes av kan det oppstå problemer for de andre ansatte i bedriften om skatteetaten kommer på kontroll. Har de andre ansatte ikke dokumentert sine turer kan de automatisk bli trukket i skatt de også. Dette vil si at det fort går ut over flere i bedriften om en ansatt har gjort en feil i forhold til dokumentering av kjørte kilometer i jobbsammenheng. Med kjørebok trenger du ikke bekymre deg for problemer med skatteetaten.
Kjørebok i Cordel
For deg som bruker Cordel har vi integrasjoner mot elektronisk kjørebok. Kjøreboken kobles opp mot Cordel og oppfyller alle skatteetatens krav. Cordel integreres med Abax og Automile som leverer elektronisk kjørebok. Integrasjonen gjør at informasjon om hver enkelt tur de ansatte har hatt registreres direkte inn i Cordel på hvert enkelt prosjekt. Når du fakturerer kunden legges kilometergodtgjørelsen inn i fakturaen, basert på hver enkelt ansattes kjørebok. Du får også oversikt over parkering, bom og fergeutgifter. Dette er en enkel og effektiv måte å registrere kjørte kilometer på, som du enkelt kan fakturere kunden for i prosjektet.
Vil du høre mer om elektronisk kjørebok i Cordel?
Bestill demo, eller kontakt oss på 70 17 84 10 eller info@cordel.no