Ordbok

Forklaring på ord og utrykk.

Alle/A/B/C/D/E/F/G/I/K/L/R/

Avtale om utførelse av et bestemt arbeid for en bestemt sum. Det er i prinsippet uten betydning for betalingen hvor lang tid som brukes på utførelsen av arbeidet, men arbeiderne er ofte i akkord sikret en bestemt minimums-timelønn. Det den enkelte arbeider eller akkordlaget tjener utover vanlig timelønn, kalles akkordoverskudd.

Akonto betyr at du fakturerer et ca. beløp underveis i oppdraget, og avregner på slutten av perioden, eller når oppdraget avsluttes.

Hva er Aksesspunkt?

Aksesspunktløsningen er definert og regulert av DIFI, og er en standard infrastruktur for å sende og motta fakturaer og e-handelsdokumenter i det elektroniske filformatet EHF (Elektronisk Handelsformat). Aksesspunktet kan brukes til all e-handelskommunikasjon (faktura, kreditnota, ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel, varekatalog og purring).

Hvorfor bruke et Aksesspunkt?

Et aksesspunkt kan sammenlignes med en postkasse. Fakturafiler sendes i en fakturautsendelse til et aksesspunkt i EHF-format. Tjenesteleverandør sjekker i DIFI sitt nasjonale adresseregister ELMA for å se hvilket aksesspunkt fakturamottaker tilhører og formidler fakturafilen til rett mottaker.

Aksesspunkt er en god måte å få automatisert den elektroniske faktureringsprosessen på, og åpner enkelt opp for å begynne med komplett e-handelskommunikasjon.

API er en forkortelse for Application Programming Interface. API har en viktig rolle i prosessen med programutvikling, og inkludere regler og spesifikasjoner som skal følges av programmet du har utviklet.

Bokføringsplikt betyr at du må føre et regnskap etter bokføringsreglene. Disse reglene er gitt i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

Kunderelasjonshåndtering, på engelsk customer relationship management (CRM), er en markedsføringsteori som omhandler styring av kunder og kunderelasjoner i en virksomhet. Et CRM-system er et elektronisk informasjonssystem som støtter slik markedsføring med arbeidsprosesser og programvare.

Atferdsdata fra kundedatabasen kan bidra til mer finmasket og sikker viten om hvordan ulike kundegrupper reagerer på prisendringer og produktforbedringer. Kunderelasjonshåndteringen blir et verktøy for å organisere kundeforholdene, og gjør det mulig å skreddersy nye tilbud til kundene.

Digitalisering blir blant annet definert som konverteringen av analoge data over til digitale data, gjerne gjennom innføringen av digital teknologi som effektiviserer prosesser og endre hverdagen.

Et eksempel på digitalisering er å erstatte en manuell distribusjon og godkjenning av leverandørfakturaer med et elektronisk fakturabehandlingssystem, eller å ta analoge data og gjøre de digitale ved å erstatte utstedelse av papirfaktura med eFaktura.

Hva er en EHF?

EHF, eller Elektronisk Handels Format, er den norske stats standardformat for elektroniske handelsdokumenter, foreløpig dominert av fakturaer. Det benyttes av statlige, kommunale og private virksomheter for mottak av regninger.

Fra og med 01. januar 2019, kom et nytt obligatorisk EHF format som er et felles europeisk format gjeldende i hele EU. Dette formatet er i EU kjent som Peppol BIS 3.0, men blir i Norge betegnet som EHF 3.0.

En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers økonomisystem. Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg på at den kommer raskt frem til riktig mottaker.

Hvorfor velge EHF?

Både som leverandør og mottaker er det en rekke fordeler ved å sende og motta EHF-fakturaer og e-handelsdokumenter.

  • Reduserte kostnader.
  • Direkte til mottaker.
  • Når raskere og sikrere frem.
  • Alle dokument på et sted.

FDV er en forkortelse for forvaltning, drift og vedlikehold. FDV brukes i forbindelse med bygg og anlegg og er en samlebetegnelse for aktiviteter og kostnader (FDV-kostnader) gjennom objektets totale levetid, fra overtagelse etter nybygging til utrangering eller riving. 

Forvaltning omfatter administrative oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, husleie- og personaladministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler, økonomisk planlegging og styring, lover og forskrifter, økonomisk forvaltning, HMS-rutiner, m.m.

Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt. Inkludert i dette er planlagte oppgaver som skal til for å oppfylle lov og forskriftskrav, slik som lovpålagt internkontroll. Drift inkluderer oppgaver som betjening av installasjoner, forsyning av vann og energi, løpende drift (dvs. oppgaver med frekvens hyppigere enn ett år, altså oppgaver som gjøres flere ganger i året).

Vedlikehold er forebyggende, planlagte, rutinemessige og periodiske oppgaver for å opprettholde bygningen og tekniske installasjoner på et bestemt kvalitetsnivå for å hindre verdiforringelse og forfall. Vedlikehold inkluderer alle tiltak som må til for å sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten, og er gjerne basert på tilstandsanalyser.

FDV oppsummert:

  • Bygninger står som sentrum i FDV (man ønsker at bygninger skal fungere mest mulig optimalt, vare lengst mulig og ha alt på stell i henhold til lover og regler).
  • FDV fokuserer på å ivareta alle bygningene i en portefølje.
  • Levetidsbegreper er sentrale i FDV-sammenheng. Man ivaretar bygget for å sikre at det har god og lang levetid. Ord som teknisk og funksjonell levetid, økonomisk levetid, sosial levetid med videre er begreper som brukes.

Hva er GDPR?

GDPR, The General Data Protection Regulation, er EUs forordning for personvern som også ble innført her i Norge fra 2018. Formålet med forordninger er å beskytte alle EU-borgere mot brudd mot personvern og personopplysninger, og for å sikre at bedrifter og organisasjoner reviderer hvordan de håndterer personvern.

Etter en toårig overgangsperiode trådde GDPR i kraft 25. mai 2018 i EU, mens den i Norge ble gjelden fra 01.juli.2018. GDPR erstatter nasjonale personvernlover for alle EU og EØS land, samt alle bedrifter utenfor EU som tilbyr varer og tjenester mot kunder som bor i EU.

Hva betyr GDPR for bedrifter i Norge?

  • GDPR gjelder for alle bedrifter som behandler personopplysninger om personer som er bosatt i EU, uavhengig av selskapets beliggenhet
  • Organisasjoner som strider med GDPR kan bli bøtelagt opp til 4% av deres globale årlige omsetning, eller 20 millioner euro
  • Betingelsene for innhenting av samtykke økes og styrkes
  • For brudd på data som sannsynligvis vil “utgjøre en risiko for individers rettigheter og frihet”, er bruddvarsling obligatorisk i alle medlemslandene innen 72 timer
  • Den registrerte har rett til dataportablity, som innebærer rett til, i visse tilfeller, å motta personlig informasjon om ham eller henne og muligheten til å overføre disse dataene til en annen kontroller

Inngående faktura er fakturaen du i en bedrift mottar fra en leverandør for varer eller tjenester kjøpt på kreditt. Man er pliktig å betale alle inngående fakturaer med mindre feil, eller uenigheter om avtale står til grunn for utsettelse eller kansellering. Under vanlige omstendigheter skal fakturaen betales, og fungerer som dokumentasjon på leverandørens tilgodehavende og kjøperens betalingsforpliktelse.

Ved betaling av en inngående faktura blir leverandørens gjeld slettet mot at et bankinnskudd, en beholdningskonto, kontanter eller kassekreditt blir kreditert. Den inngående fakturaens moms blir kalt inngående moms i regnskapet, og datoen på fakturaen avgjør hvilken periode denne havner i for momsoppgjør.

Reskontro er en metode for å dele opp hovedboken i underkontoer for kunder, leverandører og i noen tilfeller ansatte. For kunder har man kundereskontro som inneholder utgående fakturaer, kundespesifikasjon og kundefordringer. Dette gjør det enklere for en virksomhet å få bedre systematisk oversikt over alle fordringene og transaksjonene med den enkelte kunde og leverandør.

Reskontro er en metode for å dele opp hovedboken i underkontoer for kunder, leverandører og i noen tilfeller ansatte. For leverandører har man leverandørreskontro som inneholder leverandørfaktura, leverandørspesifikasjon og leverandørgjeld. Dette gir en oversikt over alle transaksjoner med en enkelt leverandør, slik at man for eksempel kan se hva man skylder en spesifikk leverandør. Leverandøren vil på sin side ha en matchende kundereskontro med opplysninger om deg som kunde.

Reskontro er underkontoer som viser oversikten over krav og transaksjoner i forhold til virksomhetens kunder eller leverandører. Reskontro er en metode for å dele opp hovedboken i underkontoer for kunder, leverandører og i noen tilfeller ansatte. For kunder har man kundereskontro som inneholder utgående fakturaer, kundespesifikasjon og kundefordringer.