Er du håndverker og på utkikk etter det beste prosjektstyringsverktøyet for deg? Det kan være tidkrevende å finne frem i jungelen når du skal finne det som passer best for deg. Hva burde man se etter? Hva burde man tenke på? Det finnes det mange forskjellige løsninger og systemer, derfor har vi satt opp noen tips som kan være lurt å gå gjennom. Da mener vi at du vil være bedre rustet til å velge riktig prosjektstyringsverktøy for din bedrift.
1. Kartlegg behovene dine
Før du går i gang med å se etter prosjektstyringsverktøy bør du sette deg inn i hvilke behov du har. Ved å kartlegge disse, kan du enklere luke ut de systemene som ikke passer for deg. Hvis du finner en løsning som kun dekker noen av behovene, vil du ende opp med flere systemer som du må forholde deg til. Dette kan gjøre det vanskeligere å få oversikt og kontroll.
Du bør også tenke på at systemet bør legge til rette for godt samarbeid og god flyt mellom de som bruker systemet «inne» og «ute». De som sitter inne kan ha behov for funksjoner for å håndtere administrative oppgaver som kalkulasjon, tilbud, henvendelser, prosjektregnskap etc. Løsningen for de som arbeider ute bør bestå av muligheter for å registrere timer, dokumentasjon, materiell, fylle ut sjekklister etc.
2. Finn en leverandør som har fokus på din bransje
Det finnes mange systemleverandører der ute. Vårt tips er å se etter de som har fokus på og kjenner din bransje. Sjekk ut om leverandøren;
- Leverer bransjetilpassede løsninger i funksjonaliteten
- Gir faglig støtte i bruken av verktøyet
- Holder seg oppdatert og tar behovene til din bransje på alvor
Se også etter hvor lenge leverandøren har eksistert og undersøk gjerne kollegers eller andre bekjente sin erfaring med dem.
3. Sørg for at du får god funksjonalitet
Hvilke funksjoner du får i et prosjektstyringsverktøy varierer fra system til system. Vi anbefaler å se etter løsninger som gir deg god oversikt og kontroll fra start til slutt i dine prosjekter. Her er noen funksjoner vi mener du som håndverker trenger for å oppnå god prosjektstyring:
Ordre og tilbud
Hva kunden har bestilt og hva du skal levere er utgangspunktet du skal styre prosjektet etter. Kontroll på ordren og tilbudet sørger for at prosjektet ditt får en best mulig start.
Kalkulasjon
Sikre lønnsomheten på prosjektet. Viktigheten av god kalkulasjon vokser med prosjektets størrelse. Marginer til fortjeneste kan fort bli spist opp hvis du ikke tar høyde for uventede utfordringer eller hindringer.
Ressursstyring og fremdriftsplan
Sørg for at du får full kontroll over prosjektets milepæler. God oversikt på hva som må fullføres og hva som trengs av materiell og arbeidskraft er kritisk for et vellykket prosjekt.
Prosjektregnskap
Med god innsikt underveis på for eksempel brukt materiell og arbeidstimer, i forhold til hva som er kalkulert, blir det ingen overraskelser på slutten. Prosjektregnskapet gjør det også enklere å se om man må ta grep underveis, eller om prosjektet går som planlagt.
Dokumenthåndtering
Velg et system som lar deg samle all dokumentasjon på ett sted fra prosjektstart. På den måten vil du og dine medarbeidere ha tilgang til all informasjon, frem og tilbake. Slik kan man unngå unødvendig tidsbruk på å finne tilbake til dokumenter, sjekklister og avklaring med medarbeidere eller kunde.
Fakturagrunnlag
Mulighet for å registrere all nødvendig informasjon slik at du kan sørge for å få betalt for alt sammen. Med løsninger for å dokumentere timer, materiell, tid brukt på veien og planlegge oppdrag får du et godt utgangspunkt for hva som skal faktureres.
4. Se etter nyttige og smarte integrasjoner
Selv om prosjektstyringsverktøyet har mange og gode funksjoner, vil de fleste på et tidspunkt ha behov for integrasjoner. Som oftest er integrasjonene veletablerte tjenester og løsninger som ikke er hensiktsmessig å inkludere i selve prosjektstyringsverktøyet. Det kan derfor være lurt å sjekke ut hva slags systemer verktøyet er integrert mot. Eksempel på integrasjoner kan være;
- Eksport av dokumentasjon direkte til Boligmappa
- Digital signering av dokumenter
- Elektronisk kjørebok
5. Sett deg inn i funksjoner og lær deg prosjektstyringsverktøyet
Det krever en del jobb å sette seg inn i nye verktøyer, så sett av god tid. Alt for mange der ute sitter med fantastiske systemer, uten å benytte alle muligheten man får med systemet. Ta i bruk og utnytt all funksjonalitet – slik får du mest mulig igjen for investeringen du har gjort. Det vil betale seg på sikt.
Det beste prosjektstyringsverktøyet for deg er tilpasset din bransje
For å oppsummere litt. Det mest riktige og beste prosjektstyringsverktøyet for deg som håndverker vil som oftest være et som er tilpasset din bransje. Da får du løsningene og funksjonaliteten du trenger for å oppnå god og effektiv prosjektstyring.
Vi i Cordel Norge har spesialisert oss på digitale løsninger til håndverkere siden 2001. Sammen med våre kunder har vi utviklet Cordel til et komplett fagsystem. Cordel sørger for at du får stålkontroll over dine prosjekter og din bedrift – uten å måtte forholde deg til flere systemer/løsninger.
Ønsker du å vite mer om hvordan Cordel kan hjelpe deg med styringen av dine prosjekter? Se artikkelen prosjektstyringsverktøy for bygg- og anlegg eller ta kontakt i dag for en uforpliktende og kostnadsfri demonstrasjon.