Har du et varelager? Ikke bruk tid på å matche faktura mot bestilling, la Compello Process ta seg av det! Dette er tilleggsmodulen alle med varelager trenger.
PO Match, eller «Purchase Order Matching», er en prosess der innkjøpsfakturaer fra leverandører blir matchet mot opprinnelige innkjøpsordre. Målet er å sikre at det som ble bestilt, er det som faktisk ble mottatt, og til slutt, fakturert. Matching kan foregå både på hode- og linjenivå.
Slik fungerer det:
- Dataimport: Systemet importerer åpne innkjøpsordrer og tilknyttede varemottak fra ditt innkjøps- eller ERP-system, slik at alt er klart for matching.
- Automatisk Matching: Ved mottak av en faktura, sammenlignes ordrenummeret automatisk med eksisterende innkjøpsordrer for å finne en match.
- Varelinjelesing: For fakturaer mottatt som EHF, eller gjennom vår fakturamottakstjeneste, analyserer systemet hver varelinje for en nøyaktig match.
- Hodematching: Uten spesifikk varelinjeinformasjon, matcher systemet fakturaen basert på det totale fakturabeløpet sammenlignet med de mottatte ordrelinjene.
- Manuell Håndtering: Ved avvik, tillater systemet manuelt søk og matching mot relevante ordrelinjer for fullstendig kontroll.
PO match er spesielt relevant for bedrifter som ønsker å sikre nøyaktighet i regnskapet, unngå overfakturering, feilprising og opprettholde kontroll over innkjøpsprosessene.
Her er 5 fordeler ved å ta i bruk PO match:
- Automatisering av innkjøpsprosessen:
PO-match automatiserer prosessen som hjelper til med å matche innkjøpsordrer (PO) med fakturaer og leveranser. Dette kan bidra til å strømlinjeforme innkjøpsprosessen ved å redusere manuell innsats og feil, samt øke nøyaktigheten og hastigheten i behandlingen av innkjøpsordrer.
- Sikre overholdelse av innkjøpsavtaler:
PO-match kan bidra til å sikre at innkjøp blir gjort i henhold til avtalte vilkår og priser. Ved å matche fakturaer mot innkjøpsordrer og kontrakter, kan man identifisere avvik og unngå feilfakturering eller overbetaling.
- Forbedre økonomisk kontroll:
PO-match kan bidra til å forbedre økonomisk kontroll ved å sikre at fakturaer blir matchet mot gyldige innkjøpsordrer og at priser og kvantiteter er riktige. På denne måten unngår du overbetalinger, dobbeltbetalinger eller feilbetaling for varer som ikke bestilt.
- Effektivisere innkjøpsprosessen:
Ved å bruke PO-match kan man effektivisere innkjøpsprosessen ved å automatisere kontrollen av fakturaer mot innkjøpsordrer og motta varsler om eventuelle avvik. Dette kan bidra til å redusere tid og ressurser brukt på manuelle kontroller og administrasjon av innkjøpsprosessen.
- Bedre rapportering og analyse:
Ved å bruke PO-match kan man få bedre innsikt i innkjøpsdata og utføre analyser for å identifisere mønstre, trender og avvik. Dette kan bidra til å ta informerte beslutninger om innkjøp, forbedre forsyningskjeden og forhandle bedre betingelser med leverandører.
Denne tilleggsmodulen transformerer din faktura- og innkjøpshåndtering ved å tilby en løsning for nøyaktighet, tidsbesparelse og pålitelighet.
Vi gleder oss til å hjelpe deg med å utnytte denne nye funksjonen til det fulle og gjøre lagerstyringen din smidigere enn noensinne.