For deg som håndverker har det aldri vært viktigere enn nå å kunne vise til god prosjektdokumentasjon. Med endringen i avhendingsloven som tredde i kraft fra 1. januar 2022 stilles det nå større krav til alle håndverkere om å dokumentere utført arbeid.
Hvorfor er det viktig med prosjektdokumentasjon?
Dokumentasjon av utført oppdrag eller prosjekt representerer en trygghet både for kunden og deg som håndverker. Det er et krav i flere bransjer om å dokumentere alt arbeid som gjøres. Dette gjelder både for rørleggere og elektrikere, men det er kun elektrikere som har et tilsyn som reiser rundt og kontrollerer hva de dokumenterer.
Viktigheten av detaljert dokumentering av arbeid kommer som regel godt frem hvis det er flere aktører som jobber på samme prosjekt. Skulle det oppstå skader, feil eller mangler underveis har du dokumentasjon på hvem som er ansvarlig og konflikter lar seg enklere løse.
«Dersom du har utført VVS-arbeid på et kjøkken og det senere oppstår en stor lekkasje, så MÅ du kunne dokumentere akkurat hva du har gjort for å bevise at du ikke har forårsaket lekkasjen. Forsikringsselskapet (både ditt og kunden sitt) er helt avhengige av dokumentasjon for å dekke skader. I verste fall kan du bli erstatningspliktig for noe som ikke er din skyld, på grunn av mangel på dokumentasjon.», Truls Arne Nilsen, daglig leder i Arne Nilsen AS
Lovendring
1 januar 2022 trådde det i kraft en endring i avhendingsloven. Denne endringen gjør at det ikke lenger er mulig å selge boligen «som den er» og boligselger må være mer detaljert i sine opplysninger om boligen.
Det betyr at boligeier fremover vil kunne komme til å kreve bedre og mer detaljert dokumentasjon på utført arbeid. Gode rutiner for dokumentering av arbeid har derfor aldri vært viktigere.
«Med endringen i avhendingsloven er det satt en minimumsgrense på 10 000,-, så alt som overstiger 10 000,- er en mangel. Slik at insentivene for å dokumentere å få frem en mangel er styrket som boligselger.», Joachim Kjeldal, salgssjef i Boligmappa.
Hva bør prosjektdokumentasjonen inneholde?
Dokumentasjonsarbeidet starter tidlig i prosjektet og bør gjøres aktivt underveis i prosessen. Fra første kontakt og befaring med kunde til overlevering når prosjekt er ferdigstilt.
Kundekontakt
Dialogen og kontakten du har med kunden er viktig å ha med i prosjektdokumentasjonen. God dokumentering på hva jobben innebærer og hva som eventuelt blir avtalt underveis. Sørg for at alt er godt formulert og avtalt skriftlig slik at begge parter er enige om hva som skal gjøres og ikke.
Skjema og sjekklister
Skjema og sjekklister for blant annet kvalitetssikring, HMS og interne rutiner er for mange den viktigste dokumentasjonen i et prosjekt, og noe som aktivt bør jobbes med under hele prosjektperioden. Da får du dokumentert at alt er gjort riktig og at alle rutiner er fulgt.
Foto og tegninger
Et bilde sier mer enn 1000 ord sies det. Bilder og foto egner seg derfor godt til dokumentasjon gjennom hele prosessen. Det er fint for dokumentasjon av arbeid som blir gjemt, typisk rør i vegg og skjult el-anlegg og for dokumentasjon til kunde for hva som er gjort som er skjult.
Varedokumentasjon
Litt basert på hva du leverer, vil varedokumentasjonen gi nyttig informasjon til kunden og andre håndverkere i fremtiden. Da har de god oversikt på hvilke varer som er brukt og forenkler arbeidet hvis noe må repareres eller byttes ut. Varedokumentasjonen kan også inneholde spesifisering på når det er behov for vedlikehold.
Prosjektregnskap
Når bygg- og anleggsprosjekter overstiger en viss sum, er det et lovkrav om å føre prosjektregnskap. Primærdokumentasjon knyttet til prosjektet må da oppbevares i 10 år. Dette innebærer prosjektregnskapet, byggekontrakter med anbud/kalkyler, kontrakter med underentreprenører, tegninger, ordrelister, timelister og inngående pakksedler.
Hva er utfordringene med å dokumentere?
For mange kan utfordringen være mengden med dokumentasjon, samt organiseringen. Som nevnt tidligere er det mye forskjellig dokumentasjon som skal samles inn i løpet av en prosjektperiode. Har du ikke et godt system som behandler dokumentasjonen på en god måte blir det ofte krevende.
Det trenger ikke være så komplisert å dokumentere. Har man etablert rutiner og har gode løsninger, er dette noe som etter hvert går av seg selv. Det er også med på å sikre din egen bedrift.
Hvordan kan du formidle prosjektdokumentasjonen?
Det vi gjør i Cordel Norge er og oppfordre til bruk av FDV, som lar deg sy sammen all prosjektdokumentasjonen til et sluttdokument. FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold og er gjerne begrepet som blir brukt om sluttdokumentasjonen man skal overlevere til kunden sin, slik at kunden skal kunne forvalte anlegget sitt eller boligen sin. Mange vil også kalle dette for DDV, som står for dokumentasjon, drift og vedlikehold.
Hvordan fungerer dette i Cordel?
I Cordel har du en dokumentmappe på prosjektet ditt hvor all dokumentasjon samles. Her kan du lagre e-poster med kundedialog, i tillegg til annen relevant kunde informasjon. Dokumentasjon som sjekklister og bilder lagres direkte i dokumentmappen, samt at du kan hente ned varedokumentasjon på medgåtte varer. Når prosjektet er ferdigstilt kan du ved hjelp av FDV-funksjonen sette dokumentasjonen du ønsker sammen til et sluttdokument. Videre kan du velge å laste opp ett eller flere dokumenter direkte i Boligmappa.
Boligmappa
Boligmappa en digital plattform for dokumentasjon og alt som omhandler din bolig. Boligmappa fungerer som boligens servicehefte og gjør bolighold tryggere for forbruker og forenkler distribusjon av dokumentasjon på utført arbeid. Som håndverker kan du markedsføre deg godt på dette. Leverer du god prosjektdokumentasjon til Boligmappa og kunde blir fornøyd, vil ny huseier se dette og kanskje kontakte deg om de har behov for en håndverker.
Ønsker du å vite mer, sjekk ut vår podcast episode der vi snakker om hvorfor dokumentasjon er viktig for håndverkeren.