Med strukturert timeføring på arbeidsplassen vil prosjektleder alltid ha en god oversikt over hvor mange timer som er brukt på hvert prosjekt. Dårlige rutiner kan være med på å senke et prosjekts lønnsomhet.
Hva er timeføring?
Timeføring er å registrere timene du jobber hver dag, for eksempel i et timeregistreringsprogram. Som håndverker er arbeidshverdagen variert, med ulike arbeidsoppgaver hver dag. Med varierte arbeidsdager følger også uplanlagt overtid. Å registrere hver enkelt ansatt sine timer er viktig. Når du skal fakturere prosjekter utført hos kunder må du ha oversikt over hvor mange timer som er brukt. Dette gjelder på hvert enkelt prosjekt, både for å kunne sikre rett pris til kunden, og riktig lønn til de ansatte.
Hvorfor må jeg føre timer?
Det er krav om å føre timer på arbeidsplassen, og arbeidstiden skal dokumenteres skriftlig. For alle arbeidstakere skal timeføringen skje fortløpende, med dato, start- og sluttidspunkt, pauser og eventuelt overtid. Som håndverker ute på byggeplass er det avgjørende å ha en god og effektiv måte å føre timer på. Dette er for å være sikker på at timene blir registrert riktig, og det administrative arbeidet utføres på rett måte, til rett tid.
Her er 4 grunner til hvorfor du bør registrere timer:
- Bedre oversikt over timene
- God dokumentasjon å vise til
- Ansatte får riktig lønn til riktig tid
- Oversikt over timebruken i bedriften
Arbeidsgiver har ansvaret for timeregistreringen
Ifølge arbeidstilsynet er det arbeidsgiver selv som har ansvaret. Man må sørge for at det til enhver tid foreligger en oversikt over hvor mange timer hver enkelt arbeidstaker har arbeidet. Det er ikke et krav om at hver enkelt arbeidstaker fører sine egne timer. Det betyr at arbeidsgiver selv kan føre timer på hver enkelt ansatt. Vi anbefaler deg som arbeidsgiver å finne et godt system som fungerer for hver enkelt ansatt, for at prosessen skal bli så enkel og effektiv som mulig.
Timeføring for å fakturere
Registrer timer på hvert prosjekt du utfører, hvor alle ansatte registrere hvilke jobb de har utført og hvor lang tid de har brukt på utførelsen. Ved å ha en god oversikt over timeføringen i prosjektet vil dette gjøre jobben med fakturering av arbeid utført hos kunder enklere.
Timeføring for prosjekter
Å registrere timer per ansatt vil gi deg en oversikt over hvem som har utført arbeidet, til hvilke tid, og hvor lang tid jobben har tatt. Å føre timer på prosjekter vil som nevnt tidligere gi deg bedre utgangspunkt for å fakturere riktig arbeidstimer av kunden. Du vil også få et bedre utgangspunkt for å gi nye kunder prisestimat på lignende prosjekter.
Timeføring for overtid
Med en uforutsigbar jobb hvor det plutselig kan oppstå uforutsette utfordringer under et prosjekt, er du avhengig av å ha oversikt over overtidstimer for hver enkelt ansatt. Med overtidstimer følger overtidsbetaling.
Hvordan gjøre timeføringen mer effektivt?
Håndverksbedrifter uten gode timeføringsrutiner har vanskeligheter med å holde oversikten over antall brukte timer per prosjekt. Om du ikke har oversikten over hvor mange timer du har brukt, og hva du har brukt timene på vil dette være med på å senke lønnsomheten og effektiviteten i bedriften.
Håndverkerens beste verktøy for administrative oppgaver er telefonen. Å notere timer på en serviett, plankebit eller Post-it lapp skaper mye ekstra arbeid og usikkerhet rundt riktig antall timer, men er likevel brukt mye. Notatene du lagde deg forrige uke kan plutselig bli borte. Dette skaper også mer arbeid i ettertid når du da må føre timene manuelt inn i et system til lønnsansvarlig. Vi anbefaler å finne et godt verktøy som hjelper med timeføringen, og sender timelister direkte til lønnsansvarlig. Dette effektiviserer, og gjør arbeidsdagen mer lønnsom, samt lagrer dokumentasjonen på en trygg måte.
Timeføring på mobil, nettbrett og PC
Med timeregistrering på app vil du som håndverker kunne registrere timene dine rett etter endt arbeidsdag eller oppdrag. Du slipper å huske hvor mange timer du har jobbet tidligere, og hva du brukte timene på. Med appen har du god oversikt. Om du kjører til jobb og skal fakturere kunden for kilometer kan du enkelt føre dette inn i appen også. Du vil da få en god oversikt over timene brukt på hvert enkelt prosjekt, og hva timene har gått til i løpet av prosjektet.
Med god oversikt vil det også være enkelt å fakturere kunden for jobben du har gjort, på en ryddig og effektiv måte. Timeregistrering i appen vil også være synlig i pc-versjonen og registreres direkte i prosjektet på hver enkelt kunde, med oversikt over arbeidstimer på faktura. På denne måten jobber bruker innebrukerne de registrerte timene som utebrukerne har lagt inn i appen ute i felt.
I Cordel får du en komplett løsning for håndtering av alle administrative oppgaver, inkludert timeregistrering både inne på kontoret og ute i felt. Gjør det enklest mulig for alle i selskapet, la de ansatte få registrere timer der de er.
Vil du høre mer om timeføring og hvordan Cordel kan gjøre din arbeidshverdag mer effektiv?
Kontakt oss på info@cordel.no eller telefon 70 17 84 10