For håndverkere er fakturaen mer enn bare et betalingsdokument. Det er selve grunnlaget for korrekt bokføring, momsfradrag og ryddig prosjektøkonomi. Å forstå hvordan du skal føre, behandle og bokføre både inngående og utgående fakturaer er avgjørende – ikke bare for å oppfylle lovverket, men også for å sikre en effektiv drift.
Hvilke krav er det for en korrekt faktura?
Alle fakturaer må oppfylle kravene i bokføringsforskriften. Mangler opplysningene, risikerer du at fakturaen blir ugyldig eller at du mister retten til å kreve fradrag for merverdiavgift.
En korrekt faktura skal inneholde:
- Dato for utstedelse
- Fortløpende fakturanummer (fra system eller forhåndstrykte blanketter)
- Selgers navn og organisasjonsnummer, med bokstavene MVA hvis registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- Ordet Foretaksregisteret for AS, ASA og NUF
- Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
- En klar beskrivelse av varen eller tjenesten, med mengde eller omfang
- Tidspunkt og sted for levering
- Pris spesifisert med merverdiavgift og totalsum i norske kroner
- Betalingsfrist
For håndverkere betyr dette at fakturaen må vise både arbeidstimer, timepris og materialer som er brukt. En beskrivelse som “diverse arbeid” er ikke tilstrekkelig.
Inngående faktura
En inngående faktura er den du mottar fra en leverandør. Før du bokfører den bør du kontrollere at opplysningene stemmer – spesielt mengder, priser og merverdiavgift.
Eksempel fra rørlegger: Du mottar en faktura fra grossist på rør og deler til 10 000 kroner ekskl. mva, med 25 % mva. I regnskapet føres 10 000 på kostnadskonto (varekjøp VVS), 2 500 på mva-konto og 12 500 som gjeld til leverandør.
Dette er en typisk bilagsføring av inngående faktura, og viser hvordan kostnader og mva registreres korrekt.
Utgående faktura
En utgående faktura er den du sender til kunden. Den dokumenterer både arbeid og materialer, og danner grunnlaget for inntektsføringen i regnskapet.
Eksempel fra rørlegger: Du sender en faktura på installasjon av varmepumpe. Beløpet er 20 000 kroner ekskl. mva, med 25 % mva. I regnskapet føres 20 000 på salgsinntekter, 5 000 på konto for utgående mva, og 25 000 registreres som kundefordring.
Ved feil fakturering må du utstede en kreditnota, som følger de samme kravene som en vanlig faktura og alltid skal referere til den opprinnelige fakturaen.
I tillegg finnes det spesielle regler:
- Ved fakturering av brukte materialer gjelder det egne krav til utgående faktura på brukt materiell.
- For store prosjekter brukes ofte akonto-fakturering, der deler av oppdraget faktureres underveis.
- Offentlige virksomheter krever at fakturaen sendes som EHF-faktura via Elma-registeret.
Forskjellen mellom inngående og utgående faktura
Inngående faktura: Kostnader du betaler til leverandører.
Utgående faktura: Inntektene dine.
Denne forskjellen er avgjørende for å føre regnskapet korrekt og ha kontroll på mva.
Gjør faktureringen enklere med Cordel
For å unngå feil og spare tid kan digitale verktøy gjøre en stor forskjell. Med Cordel kan du effektivisere utgående faktura og inngående faktura, håndtere særskilte krav og sørge for at både bokføring og mva-håndtering blir korrekt fra start til slutt.
Ønsker du å se hvordan Cordel kan forenkle arbeidshverdagen til din bedrift? Kontakt oss i dag for en gratis demo, og opplev hvor mye enklere hverdagen blir når fakturaprosessen er digital og automatisert.
