For å gjennomføre et prosjekt på best mulig vis kreves god kontroll. Planlegging, oppfølging, ressurs- og endringshåndtering er nøkkelfaktorer for å lykkes. Hvis du har flere pågående prosjekter, vil god prosjektstyring gi deg en oversiktlig tilnærming.
Hva er prosjektstyring?
Prosjektstyring er teknikker for håndtering av de administrative oppgavene i et prosjekt. Styringen er en kontinuerlig prosess gjennom hele prosjektet og skal sikre at prosjektet gjennomføres på best mulig måte. Ved pågående registrering av forbruk vil man oppnå en høyere grad av kontroll på ressurser.
Du kan dele styringsoppgavene inn i to områder, planlegging og oppfølging.
Planlegging
Planleggingsfasen skjer hovedsakelig i oppstarten av et prosjekt. Ut ifra ønske fra oppdragiver, defineres et mål med prosjektet. Du vil deretter kunne starte prosessen med å utarbeide en fremdriftsplan som legger grunnlaget for hvordan prosjektet skal gjennomføres.
Oppfølging
Kontinuerlig oppfølging av fremdriftsplan sikrer at prosjektet hele veien er på rett kurs. Utfordringer og avvik kan dukke opp når du minst venter det, slik at god oppfølging kan bidra til å se dette tidlig. Det kan gjøre iverksetting av tiltak- og endringshåndteringer enklere og mindre kostbart.
De forskjellige fasene i et prosjekt.
Styringsnivåer
Strategisk styring handler om den overordnede styringen til et prosjekt. Det gjelder også prosjekter i flertall. Hvordan ressurser og arbeidskraft skal fordeles, og hvordan man legger opp prosjektene over tid i forhold til hverandre.
Operativ styring går mer innpå detaljer og hvordan prosjektet utføres. Det vil si den daglige driften av prosjektet og hvordan utnytte ressursene du har til disposisjon på best mulig måte.
Styringsform
Prosjektstyring kan gjøres på forskjellige måter. Hvilken form som passer best for ditt prosjekt vil være en vurdering ut ifra bransje, virksomhet og prosjektinnhold.
Direkte styring
Direkte styring går ut på at prosjektansvarlig gir direkte ordre om hva og hvordan oppgavene i prosjektet skal utføres. Fordelen med denne metoden er at det er liten mulighet for misforståelse rundt arbeidsoppgavene. På en annen side gir det lite rom for handlingsfrihet.
Regelstyring
Regelstyring er når det er gitt føringer på hvordan prosjektet skal utføres i form av et regelverk. Mange bransjer har krav og regler for hvordan forskjellig oppgaver gjennomføres. Det kan for eksempel gjelde fremgangsmåte, rapportering og oppfølging. En standardisering gjør at arbeidsoppgavene og fremgangsmåten er tydelig, men også her er handlingsfriheten begrenset.
Målstyring
Målstyring er når det tidlig i prosjektet settes klare mål som skal oppnås. Det du måler vil få fokus og påvirke gjennomføringen av prosjektet i stor grad. I mange tilfeller vil disse målene være tid og økonomi. Dette er målsettinger som er enkle og skjønne, men ofte kan det gå ut over kvaliteten på sluttresultatet. Det er derfor viktig at målene som settes samsvarer med det du ønsker å oppnå både på lang og kort sikt.
Kulturstyring
Kulturstyring er styring ved hjelp av verdier og organisasjonskultur. Det vil si at organisasjonens verdier, retningslinjer og kultur innad styrer beslutninger og gjennomførelse av prosjektet. Denne styringsformen kan gi gode resultater i organisasjoner som har en godt utviklet prosjektkultur. Ulempen er at det kan ta lang tid å utvikle den gode prosjektkulturen.
Styringsmodeller
Valg av styringsmodell handler om hvordan du ønsker å planlegge og gjennomføre prosjektet. Hvilken metode som passer best for ditt prosjekt vil kunne variere.
Tradisjonell
En tradisjonell styringsmodell er en lineær tilnærming til prosjektgjennomføringen. Den består av 5 prosessgrupper, prosjektdefinering, planlegging, lansering, overvåkning og kontroll, og avslutning.
En av de mest kjente metodene er Fossefallsmetoden som har sin opprinnelse fra bygg- og anleggsindustrien. Metoden baserer seg på planlegging av hele prosjektet ved start der det deles opp i forskjellige faser med tydelige mål og beskrivelser. Fremgangsmåten er lineær slik at når en fase er fullført, fortsettes det videre til neste fase. Det er ikke vanlig og gå tilbake til en fullført fase. Denne tilnærmingen passer best der kravene er klare, og sannsynligheten for endringer underveis er lav.
Agile
En agil styringsmodell handler om å være tilpasningsdyktig. Agile kommer av det engelske ordet «Agility» som betyr smidighet. Her planlegges ikke hele prosjektet i starten av prosjektet. Prosjektet deles opp i flere småprosjekter som gjøres delvis eller helt ferdig. Fordelen med agile metoder er smidigheten du har hvis kunden ønsker endringer basert på det som har blitt levert. Da vil man ikke trenge å gjøre om på omfattende planer som allerede er lagt.
Prosjektregnskap som styringsverktøy
Prosjektregnskap er en essensiell del av prosjektstyringen og kan være et viktig verktøy i styringsprosessen. Regnskapet vil hjelpe deg å ha kontroll på de økonomiske målene ved et prosjekt. Gjennom kontinuerlig oppdatering vil regnskapet gi deg tilbakemelding på hvordan de forskjellige delene ligger an og hva som er forventet resultat.
Prosjektregnskapet skal inneholde alle direkte kostnader for prosjektet, men bør også vise de indirekte for best mulig kontroll. Du vil da har oversikt på hva dekningsgraden er på prosjektet slik at virksomheten oppnår en sunn økonomi.
Prosjektstyring med Cordel
Cordel sin styrke er prosjektstyring. Som prosjektstyringsverktøy gir Cordel deg god oversikt og full kontroll gjennom hele prosjektet. Fra oppretting av tilbud i oppstartsfasen, til fakturering når prosjektet er avsluttet. Du får også tilbakemelding hele veien slik at du tidlig ser avvik og kan ta grep.
Et prosjekt kan inneholde mye forskjellig dokumentasjon som sjekklister, bilder, timelister, ordrelister, osv. Med Cordel kan du samle all dokumentasjon og knytte de opp mot riktig prosjekt. Sømløs integrasjon mot Boligmappa gjør det enkelt å sende over nødvendig dokumentasjon.
Med Cordel sitt håndholdt system, Cordel UTE, kan du registrere viktig informasjon mens du er ute på oppdrag. Cordel UTE (app-versjonen) har også en integrasjon mot Automile for henting av data.
Les mer om hvordan Cordel kan hjelpe deg med å få kontroll på dine prosjekter.